Home office přináší zaměstnancům řadu výhod, ale zároveň může být náročné najít rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Chcete-li být při práci z domova stejně produktivní jako v kanceláři, stačí si osvojit 5 návyků, které vám pomůžou efektivně řídit čas a lépe se koncentrovat v domácím prostředí.
Představte si, že máte za několik týdnů odevzdat projekt, který rozhodne o vašem povýšení. Vy jste ale v kanceláři pouze každé pondělí a čtvrtek, zatímco ostatní ve vašem týmu pracují v tyto dny z domova. Nebudete se obávat, jestli na dálku zvládnete spolupracovat?
Nebojte, i z pohodlí domova lze být produktivní. A začít můžete třeba hned zítra:
1. Vytvořte si ranní rituály
Při práci z domova je složité oddělit pracovní život od osobního. Mohou vás rozptylovat osobní záležitosti, často se pak marně snažíte koncentrovat, ztrácíte pojem o čase, váš pracovní den uteče jako voda, a úkoly, které jste měli na daný den naplánované, s nepříjemným pocitem odkládáte.
Pokud jste se v předchozí větě našli, zkuste si vytvořit ranní rituály – drobné úkoly, které vašemu mozku dodají dávku dopaminu. Může to znít úsměvně, ale naplánujte si i takové drobnosti jako ustlání postele, vyčištění zubů, oholení, učesání nebo nalíčení. Společným aspektem všech těchto úkolů je, že mají jasný začátek a konec. Pro vaši pohodu není nic lepšího než si každé ráno odškrtávat úkoly s vědomím, že jste hned na začátku dne něco dokázali. Byť se jedná o úplné maličkosti.
Díky tomuto jednoduchému triku se budete cítit produktivní a motivovaní, než se vrhnete na práci. Navíc, když tyto drobnosti stihnete vyřídit brzy ráno, nehrozí, že byste k nim odbíhali v průběhu dne.
2. Naplánujte si svůj čas
Schopnost se intenzivně soustředit je poměrně vzácná, a každý, kdo se touto dovedností narodil, si může gratulovat. Ve skutečnosti ale má většina lidí home office spojený s multitaskingem. Bohužel.
Poradit si s tím můžete tak, že si naplánujete den tak, abyste se vždy soustředili na jediný úkol. Naplánujte si čas, kdy nebudete dělat nic jiného než se soustředit na práci. Udělejte si rozvrh na každý den a stanovte si pravidelný čas, během kterého se dokážete po dlouhou dobu hluboce a nepřerušovaně soustředit.
Ne každý úkol je ale zajímavý a při dlouhém soustředění mohou myšlenky utíkat různými směry. Důležité je v takovou chvíli nic nelámat přes koleno, přijmout, že se zrovna nemůžete soustředit, a radši si chvilku odpočinout než prokrastinovat na sociálních sítích.
3. Věci, které odvádějí vaši pozornost, si zapisujte bokem
Rušivých vlivů, kvůli kterým naše myšlenky odbíhají od práce, je celá řada. Během soustředění si můžete vzpomenout na něco důležitého, jako je třeba zaplacení účtu nebo ozvat se zpět příteli, kterému jsem nezvedl telefon. Tyto záležitosti jsou sice také důležité, ale můžete se jimi zabývat později.
Abyste nemuseli myslet na to, co vás čeká, až dokončíte práci, vezměte si třeba zápisník nebo si vytvořte dokument ve Wordu, na Googlu, a zapisujte si všechno, čemu byste později mohli věnovat čas. Jakmile se zápisem skončíte, můžete zase přesunout pozornost zpět k práci.
4. Oddělte práci od osobního života
Lidé, kteří mají rádi práci na home office, si většinou pochvalují, absenci rutiny, kterou pociťovali při dojíždění do kanceláře. Alespoň základní denní režim byste si ale měli vytvořit i tak.
Jednou z nejdůležitějších věcí je vyčlenit si prostor pro práci mimo svůj pokoj, abyste po skončení pracovní doby mohli opustit pracovní místnost a jít si odpočinout do ložnice nebo do obýváku. Pomůže vám to myšlenkově odlišit pracovní dobu od vašeho volného času.
Další častou otázkou je nastavení hranice mezi flexibilitou, která vyhovuje zaměstnanci, a představou zaměstnavatele o pracovní době. Časová flexibilita je jedním z hlavních důvodů, proč je home office tak oblíbený. Každý zaměstnanec má určité závazky a některé firmy, které home office umožňují, si často neuvědomují, že od svých zaměstnanců požadují příliš mnoho.
Ideální je stanovit si vzájemné hranice hned na začátku. Pokud však dojde k neshodě i tak, nemusíte hned zaměstnavateli vyhrožovat výpovědí. Místo toho můžete třeba slíbit zaměstnavateli, že naléhavým požadavkům věnujete čas hned ráno, aby neměl pocit, že se snažíte vyhnout práci, a zbytek práce dokončíte později.
5. Používejte software, který vám pomůže s organizací
Produktivita a organizovanost jsou jednoznačně spojené nádoby. A při práci z domova obzvlášť. Vezměte si, jak dlouho občas trvá, než vůbec dostanete nějakou informaci od kolegy, který by jinak seděl vedle vás. Sdílení informací, dokumentů a další překážky při spolupráci na dálku je zkrátka potřeba řešit.
Ve světě moderních aplikací naštěstí najdete spoustu organizačních nástrojů, které vám pomohou udržet si dokonalý přehled o práci i ve dnech, kdy pracujete z domova.
Jakými aplikacemi byste se tedy měli vybavit?
Microsoft 365 (Outlook a Teams)
Při spolupráci na dálku je nesmírně důležité udržovat jednoduchou a centralizovanou komunikaci. Microsoft 365 obsahuje všechny nástroje, které vám pomůžou komunikovat a spolupracovat s kolegy a zaměstnavatelem bez ohledu na vzdálenost.
Můžete si přeposílat e-maily, domlouvat si schůzky přes Teams, abyste nahradili osobní kontakt, a měli jistotu, že váš šéf je na stejné vlně jako vy, a podobně.
Online dokumenty (Word, Excel, SharePoint)
Aplikace pro práci s dokumenty online jsou dnes standard. Když potřebujete, aby vám váš kolega předal důležitý dokument, může to udělat online. Software jako Word nebo Excel jsou na pracovištích stálicemi už řadu let, ale jejich využití je čím dál více týmové a online. Společně se SharePointem nám umožňují transparentní spolupráci, zvyšují produktivitu týmu a pomáhají rozvíjet pracovní prostředí.
eWay-CRM
Aplikace jsou skvělým pomocníkem. Určitě ale znáte, jaké to je, když máte vedle sebe otevřeno několik aplikací současně. Neustálé přepínání mezi okny a přepisování informací z jedné do druhé je frustrující a uživatel se tak snadno ztratí. Co kdybyste místo toho při práci z domova využívali jeden software, který zvládá vše?
Ať už chcete organizovat e-maily, delegovat úkoly, přidávat termíny do kalendáře nebo synchronizovat kontakty, eWay-CRM nabízí skvělý způsob, jak udržet všechny spolupracovníky a manažery v obraze, protože funguje jako přirozená součást Microsoft 365 a Outlooku. Všechno tedy zvládnete v rámci ekosystému Microsoftu, ve kterém jsme všichni zvyklí pracovat už po dekády.
Závěrem
Někdy můžete mít pocit, že nejproduktivnější lidé ve vašem týmu, kteří pracují z domova, jsou kouzelníci. Jsou to však jen obyčejní lidé jako vy. Naučte se také překonávat prokrastinaci a efektivně spolupracovat na dálku.
Určitě si také promluvte s lidmi ve vašem týmu a nastavte si společné řešení – společná pravidla a společné nástroje. Uvidíte, že produktivita vašeho týmu pak bude stejná, i kdybyste měli pobočky rozmístěné po celém světě.
