5 kroků pro organizaci e-mailů v Outlooku, které vám ušetří hodiny dohledávání staré komunikace

Dobře zvládnutá organizace e-mailů pomáhá firmám zlepšit interní komunikaci a zvýšit produktivitu. S jakými problémy se při organizací e-mailů v Microsoft Outlook potýkáme? A hlavně, jak je můžete překonat a nastavit efektivní systém správy e-mailů?

Problém Outlooku spočívá v absenci centralizovaného systému pro ukládání a organizaci e-mailů. V lepším případě si uživatelé třídí zprávy do složek a podsložek, ale ani to nezaručuje rychlé vyhledávání konkrétních e-mailů. Dohledat měsíce starou komunikaci s konkrétním zákazníkem a zorientovat se v ní někdy zabere spoustu času.

Dalším problémem je obtížné sdílení e-mailů s ostatními ve firmě. Přeposílání e-mailů je otravné a často vede ke zmatku. Mezi lidmi se přeposílá více kopií stejné komunikace, takže je obtížné určit, která verze je nejaktuálnější. Peklo začíná v momentě, kdy je kolega, který e-mail od klienta obdržel, na dovolené. Někdy tak musíte zavolat samotnému klientovi a požádat jeho, aby vám zprávu přeposlal. A to má hodně daleko k profesionální image, kterou se ve firmě snažíte pěstovat.

Naštěstí jsou tyto problémy dlouhodobě dobře známé a na trhu existují aplikace pro správu e-mailů, které jsou určeny pro týmovou práci, nejen pro jednotlivce.

Výhody softwaru pro sdílení e-mailů

Software pro sdílení e-mailů ve firmě může nabídnout řadu výhod:

1. Zlepšení komunikace a spolupráce: Členové týmu mohou pomocí softwaru sdílet e-maily a pracovat na nich společně v reálném čase.
2. Lepší organizace: Software může týmům pomoci uspořádat e-maily podle kontaktů, společností, příležitostí, projektů nebo libovolných dalších kritérií, což usnadňuje dohledávání staré komunikace.
3. Zvýšená produktivita: Díky zefektivnění správy e-mailů může software týmům pomoci ušetřit čas a zvýšit produktivitu.
4. Transparentní komunikace: Každý člen týmu může vidět, na jakých e-mailech jeho kolegové pracují, a hlavně má přístup k předešlým konverzacím, což zlepšuje transparentnost a pomáhá předcházet nedorozuměním při komunikaci s klienty.
5. Lepší služby zákazníkům: Díky softwaru pro správu e-mailů mohou týmy rychleji a efektivněji reagovat na dotazy zákazníků.
6. Přístup odkudkoli: Mnoho softwarových řešení pro správu e-mailů nabízí mobilní aplikace nebo webová rozhraní, která týmům umožňují přístup k e-mailům a jejich správu odkudkoli.

Protože se v tomto článku zaměřujeme na uživatele aplikace Microsoft Outlook, ukážeme vám, jak může eWay-CRM pro Microsoft 365 pomoci vám a vašemu týmu efektivněji organizovat a sdílet e-mailovou komunikaci.

Jak začít

1. Aktivujte si eWay-CRM pro Microsoft 365 a vytvořte si účet (vytvořte také účty všem, kdo s vámi budou sdílet data). Nemějte obavy, eWay-CRM můžete začít používat zdarma.

2. Po vytvoření nového účtu eWay-CRM si naimportujte své kontakty (a vytvořte projekty, na kterých pracujete).

Podívejte se na kompletní návod na import kontaktů z Microsoft 365

 
3. Jakmile naimportujete kontakty do eWay-CRM, zobrazí se vám v pravém panelu v Outlooku všechny potřebné informace o kontaktu, od kterého jste obdrželi e-mail. E-mail můžete také snadno uložit a sdílet s kolegy.

Podívejte se na kompletní návod na ukládání e-mailů do kontaktů (projektů apod.)

 
4. Na kartě projektu (nebo kontaktů atd.) se pak zobrazí všechny související e-maily včetně příloh.

 
5. Když přijde další e-mail, zobrazí se vám v pravém panelu kontakt s historií všech e-mailů.

Využijte Outlook na maximum

Obliba aplikace Outlook ve firemním prostředí, stejně jako dalších aplikací ze sady Microsoft 365, má své důvody. Má však některá omezení, pokud jde o týmovou práci, a ty pomáhá odstraňovat eWay-CRM.

Pokud máte nainstalovaný Microsoft Outlook pro Windows, určitě vyzkoušejte doplněk eWay-CRM, s nímž můžete Outlook využívat naplno. Nebo vyzkoušejte aplikaci eWay-CRM Mobile, pokud jste často na cestách. S eWay-CRM můžete pracovat kdykoli a kdekoli.