Využití CRM v HR? Víc než jen nice-to-have doplněk

HRM vs. CRM: Jaký je mezi nimi rozdíl?

Oba systémy mají své specifické principy, strategie a cíle. CRM se zaměřuje na péči o zákazníky, zvyšování jejich spokojenosti a budování loajality, zatímco HRM se soustředí na produktivitu, výkon a spokojenost zaměstnanců. Jak tedy CRM zapadá do světa lidských zdrojů?

CRM v HR může přispět k přilákání, zaujetí a náboru nových talentů. Oba systémy jsou pro úspěch firmy klíčové, ale pokud nemáte velmi specifické potřeby v oblasti lidských zdrojů, CRM systém může zcela pokrýt vaše požadavky. Kombinací funkcí obou systémů v jednom řešení navíc ušetříte čas i peníze.

CRM jako efektivní nástroj pro snižování nákladů v oblasti HR

Investice do personálního informačního systému v malé firmě opravdu není nutná. Ale bez kvalitní organizace mohou HR zodpovědnosti snadno přerůst přes hlavu i ve dvacetičlenném týmu.

Jak využít CRM systém v oddělení lidských zdrojů?

Údaje o zaměstnancích

Každá firma potřebuje evidovat údaje o svých zaměstnancích. Od těch běžných, jako jsou kontaktní údaje nebo datum narození, až po ty méně obvyklé, jako jsou třeba koníčky. Nic, co by se nevešlo do vašeho kalendáře nebo diáře, že? Pak ale musíte počítat s tím, že se na vás budou všichni obracet s dotazy typu „Kdy má David narozeniny? Jaký je telefon na Lenku?“. Určitě vám někdy v těchto situacích problesklo hlavou, že máte zrovna lepší věci na práci.

V CRM se informace dohledávají snáz než listováním v kalendáři nebo obvoláváním kolegy. Nedej bože v době jeho volna. Všechno zjistíte na kartě zaměstnance. Zaměstnanci si navíc kontaktní údaje mohou dohledat nebo aktualizovat sami.

Efektivní způsob komunikace

Práce na dálku může být skvělým řešením – zvyšuje komfort zaměstnanců a současně přispívá ke snížení firemních nákladů. Co však často efektivitu postrádá je komunikace, zejména pokud je její organizace zanedbaná.

CRM systémy umožňují personalistům jednoduše sdílet informace se zaměstnanci. Ať už se jedná o e-mailové pozvánky na teambuilding nebo žádosti o reference.

Firemní benefity

Proč evidovat firemní benefity v CRM, když stejně při předávání firemního mobilu, notebooku nebo klíčů od kanceláře podepisujete protokol? S benefity a klíči je to podobné jako s údaji.

Možná jste někdy zažili situaci, kdy nějaký zaměstnanec neočekávaně odchází a office manažerka má zrovna dovolenou. Najít předávací protokoly může být v tu chvíli oříšek. V CRM naštěstí opět na kartě zaměstnance okamžitě vidíte, jaké benefity nebo klíče zaměstnanec má. Stačí tedy vytvořit předávací protokol a kolegyně si jej po návratu z dovolené založí.

Absence

Posíláte ve vaší firmě žádosti o dovolenou na e-mail nebo vypisujete tištěné žádanky? Pak nejspíš znáte každoroční prosincový rituál, při kterém se snažíte v e-mailu dohledat, kolik jste si vlastně vybrali dovolené, a jestli vám zbývá dost dní volna na vánoční svátky.

V CRM systému je žádost o dovolenou, home office nebo neplacené volno otázka dvou kliků a vyplnění jednoho mini formuláře. Šéf pak žádost schválí a je to. Všichni mají dokonalý přehled.

Řízení pracovního výkonu

Jaký je průměrný čas, který vaši zaměstnanci věnují své práci? Nejsou vystaveni nepřiměřené zátěži? Mají kapacitu na další úkoly? Díky CRM systému získáte jasný přehled o výkonnosti vašich zaměstnanců.

Efektivním řízením pracovního výkonu ochráníte vaše zaměstnance před vyhořením a současně podpoříte pozitivní atmosféru v týmu. Spokojený zaměstnanec rovná se lépe odvedená práce. To vede ke spokojeným zákazníkům a v konečném důsledku i k nárůstu úspěchu celé firmy.

Docházka

Evidence docházky v CRM systému není pouhý nice-to-have doplněk, který by pouze sečetl počet odpracovaných hodin a zbytek nechal na vás.

Díky zadaným absencím a docházce vám CRM připraví podklady pro mzdovou účetní. A nejen to. Po vyplnění mzdy zaměstnance se zadaná docházka může automaticky započítávat do projektu jako náklad na zaměstnance.

Nebo můžete u projektů plánovat lidské zdroje. Nemělo by se pak stávat, že nestihnete termín dokončení projektu. Pokud jste zapomněli, že kolega pracuje ještě na jiném projektu, systém vás upozorní, a vy mu nenaplánujete práci, kterou nemůže stihnout.

Výběrové řízení

Software vám výrazně zjednoduší náborový proces. Umožní vám mít neustálý přehled o průběhu výběrového řízení každého kandidáta, a to díky rychlému přístupu k jeho životopisu, e-mailové komunikaci a dalším důležitým informacím.

Nestihli jste přípravu? Díky CRM máte okamžitě k dispozici veškeré údaje o místě a času setkání, e-mailové komunikaci s kandidátem a poznámkám z náborového procesu, přehledně seřazené podle časové posloupnosti.

Poskytněte neúspěšným uchazečům zpětnou vazbu a získejte body navíc. Vycházet můžete jednoduše z dat, která jste během procesu shromáždili v CRM.

Příprava na přijímací pohovor

Máte před sebou výběrové řízení? S využitím CRM vám příprava na pohovory s kandidáty zabere sotva pár minut. Všechny informace o uchazečích máte v systému jednoduše dostupné a pohromadě.

CRM současně uchovává komunikaci v časové posloupnosti tak, jak vám přišla do schránky.

Který CRM software je nejlepší volbou pro HR?

Při výběru vhodného CRM vycházejte z potřeb vaší společnosti. Jakým způsobem má software zjednodušit vaše pracovní procesy? Jakou úroveň zákaznické podpory vyžadujete? Specifikujte klíčové vlastnosti nebo funkce, které od softwaru očekáváte.

Plánujete vylepšit vaše byznysové procesy pomocí AI funkcí, jako je shrnutí e-mailů nebo rozpoznávání e-mailových podpisů? Při výběru nejvhodnější CRM platformy myslete na to, co vaše firma opravdu potřebuje.

Efektivnější HR díky CRM systému

HR povinnosti umí být velký žrout času, takže jestli chcete pár drahocenných hodin týdně ušetřit, digitální pomocník se vám bude hodit. Pokud nepotřebujete opravdu náročné HR řešení, například kvůli velmi častému náboru zaměstnanců, investice do specializovaného softwaru je zbytečný přepych.

Investicí do CRM naopak získáte komplexní řešení, které HR propojuje s dalšími oblastmi řízení firmy.