Rozhovor: Zažila jsem několik krizových situací. Jejich kořenem byla téměř vždy nedostatečná komunikace

Co je vašim úkolem ve firmě?

V současnosti jsem provozní a finanční ředitelkou. Mým úkolem je postarat se o to, aby firma fungovala a prosperovala. A aby byly naše procesy co nejefektivnější. K tomu využíváme různé nástroje, jako například eWay-CRM, který nám usnadňuje práci s daty.

Jsem také zodpovědná za to, že jsou naše procesy ve všech pobočkách jednotné.

To musí být náročné, když je máte v několika evropských zemích.

Ano, je to výzva. Ale naše spolupráce je na skvělé úrovni. Vždy se prvně staráme o to, aby byli všichni naši konzultanti perfektně informovaní. Důležité je to pak hlavně u těch klientů, kteří mají pobočky v několika různých zemích na světě.

Jakou největší krizi jste ve firmě zažila? A jak jste ji řešila?

Byla jsem v několika krizových situacích. Téměř vždy byla jejich kořenem nedostatečná komunikace. Problémy často vznikají nebo se zhoršují, když lidé nekomunikují, co je trápí. Nebo když přestanou hledat řešení. Já dělám vždy vše pro to, aby se otevřela diskuse. A pomáhám lidem problémy řešit před tím, než vybublají.

Je něco, nebo někdo, kdo vás inspiruje? Nebo inspiroval v minulosti? 

Ano, ale není to kniha ani člověk. Je to nástroj – vizualizační nástroj pro datovou analýzu. Otevřel mi oči a díky němu mě práce baví zase o něco více.

Jak přesně funguje?

Ve zkratce se díky němu dokážeme lépe orientovat v databázích klientů a projektů. Zobrazuje totiž data velmi přehledně. Také pomáhá s tvorbou grafů a vizualizací. Naši klienti tak mají šanci svá data lépe pochopit a všimnout si nových příležitostí.

Jak důležité jsou pro vás osobně procesy?

Jsou naprosto klíčové. V dnešní době se bez nich neobejde asi nikdo.

U zaměstnanců občas vidím nechuť a zčásti to chápu. Vyplňovat data do databází není zrovna dvakrát zábavné. Ale je to nezbytné. Potřebujeme data sdílet, abychom je mohli efektivně zpracovávat a analyzovat.

Díky analýze dat pak máme možnost oslovovat nové klienty a upravovat strategie.

Pro představu: Klient, který od nás už několik let odebírá pouze diagnostické služby, může mít zájem i o něco dalšího. To ale bez statistik nemáme jak zjistit. Zkrátka potřebujeme vědět, které z našich služeb jsou nejprodávanější a tím pádem nejoblíbenější.

Díky těmto datům pak můžeme dělat kroky, které pomáhají dalšímu rozvoji naší firmy. I toto je součást mé práce.

Jaké metody používáte pro řízení vaší firmy? Zaměřujete se na nějaké klíčové ukazatele výkonnosti (KPI)?

Ano, hlavní jsou pro nás finanční KPI, tržby a zisk. Tyto ukazatele dál členíme podle produktových linií nebo geografických oblastí. Sledujeme ale i další KPI související s jednotlivými produkty a službami.

Práce s daty je pro nás klíčová. Bez dat nemůžeme naši firmu efektivně řídit. Každý zaměstnanec, stejně jako každá pobočka, má svá vlastní KPI. Důležité je mimo jiné i plánování a tvorba rozpočtu. U rozpočtu stanovujeme cíle a výkon se s nimi pak porovnává. I tady nám analytické nástroje neskutečně pomáhají.

Jak se vypořádáváte s legislativou a účetnictvím v zahraničních zemích, ve kterých máte své pobočky?

Každá země má své standardy. Takže si naše pobočky vedou účetnictví lokálně. Pro přehled o celkové finanční situaci naší skupiny ale využíváme interní informační systém pro reportování. Sledujeme díky němu prodeje, náklady a výnosy všech našich poboček.

Ty pak reflektujeme vedle lokálního účetnictví. Veškerá data v tomto systému samozřejmě převádíme do eur. A pro jednodušší porovnávání máme všechny kategorie produktů, služeb a nákladů sjednocené.

I když nejsme povinni vytvářet konsolidované účetní závěrky, provádíme manažerskou konsolidaci. Ta nám poskytuje přehled o finanční situaci celé naší skupiny.

Takže se zaměřujete spíše na manažerský pohled na řízení vašich financí?

Přesně tak. Samozřejmě ale dbáme na to, aby data v manažerském reportingu odpovídala údajům v lokálním účetnictví. Nemůžeme si dovolit žádné nesrovnalosti. Vše je pečlivě strukturováno a tříděno, ale v konečném důsledku jsou to stále stejné hodnoty. Jsou jen prezentované způsobem, který nám usnadňuje dělat rozhodnutí.

Jaké kroky děláte v případech, kdy nastanou problémy v komunikaci? Spoléháte na svou intuici, nebo se řídíte ověřenými postupy?

Někdy je to skutečně výzva. V naší společnosti se ale snažíme vytvářet přátelskou atmosféru. Věříme, že cestou k vzájemnému porozumění a vyřešení problému je jedině dialog.

Co se týče mezinárodních spoluprací, vnímám, že zde hrají roli rozdíly v mentalitě a pracovních zvyklostech. Některé pokusy o spolupráci pak nemusí být úspěšné. A někdy dokonce vedou k ukončení dané spolupráce.

Prodáváte spíše větším společnostem, u kterých máte možnost nabídnout komplexní služby?

Ano, většina našich klientů jsou velké společnosti. Důvod je jednoduchý, mají složitější a rozmanitější požadavky, které potřebují řešit. Ale to neznamená, že se omezujeme jen na velké firmy. Pracujeme i s menšími klienty. Věříme, že by měly být kvalitní služby dostupné pro všechny. Bez ohledu na velikost. Naše služby byly navrženy tak, aby byly flexibilní a mohly se přizpůsobit různým potřebám. To nám umožňuje pracovat s širokou škálou klientů.

Jak víte, co váš klient hledá?

Naše spolupráce s klienty je založena na osobním a na míru šitém přístupu. Zvládáme tak efektivně reagovat na jejich specifické potřeby.

Díky našemu dlouhému působení na trhu - delším než 23 let, máme s některými klienty vybudované opravdu pevné vztahy. Jsme tak schopni hluboce porozumět jejich podnikání a ještě více pracovat na vzájemné důvěře.

Individuální přístup podpořený dlouholetým působením na trhu nám dává prostor nabízet široké spektrum služeb. Od psychodiagnostiky až po strategickou podporu.

K získávání nových klientů často využíváme doporučení. Nebo přechody lidí mezi firmami. Každý klient má pak svého osobního manažera, který zajišťuje komplexní péči a podporu při naplňování specifických potřeb.

Jaká konkrétní řešení nabízíte?

Naše řešení jsou vždy pečlivě přizpůsobena potřebám každého klienta. Nejedná se o standardizované produkty, ale o individuální plány a metody, které pomáhají řešit specifické problémy jak v týmech, tak celých organizacích.

Můžeme například pomoci s lepším fungováním týmu. Nebo se vydáme na cestu hledat řešení konkrétního problému, který zaměstnance tíží. Dokážeme zlepšit všechny HR procesy.

Jaké problémy vaši klienti řeší co se udržení zaměstnanců týče? A můžete jim i zde podat pomocnou ruku?

Ano, i zde pomáháme.

Udržení zaměstnanců je pro naše klienty klíčové. Staráme se o tvorbu rozvojových plánů a identifikujeme, co je pro zaměstnance důležité. Cílem je zajistit, aby byli spokojení. Jsou pak motivovaní v dané firmě zůstat.

Poskytujeme i podporu v rámci výběrových řízení a dalších HR aktivit.

Kolik máte zaměstnanců?

Celkem je nás 60.

Máte i externí spolupráce?

Ano, máme řadu externích spolupracovníků, které využíváme pro různé účely. Například při školeních nebo v assessment centru.

Co děláte, abyste posílili firemní kulturu? A zlepšili spolupráci mezi pobočkami?

Kromě každoročních setkání, na kterých se zaměstnanci z různých poboček mohou lépe poznat, hraje klíčovou roli každodenní komunikace.

Využíváme různých komunikačních kanálů, jakými jsou MS Teams nebo e-maily. Informace o projektech a klientech se svými zaměstnanci vždy pečlivě sdílíme.

Máme i interní informační systém, díky němuž mají všichni přístup k datům.

Toto vše podporuje pocit sounáležitosti a nutí nás soustředit se na společný cíl.

Jak se vám daří komunikovat se svými zaměstnanci, že si mají informace vzájemně sdílet?

Mluvíme o tom, jak důležité je být informovaní. Nejen ve směru od managementu k zaměstnancům, ale i mezi zaměstnanci samotnými.

Snažíme se vytvářet prostředí, ve kterém mají lidé přirozenou potřebu informace sdílet. A zároveň jim poskytujeme nástroje, díky kterým to pro ně není žádný problém. Je to ale proces a vyžaduje neustálou pozornost a podporu.

Jak to funguje s mezinárodní expanzí?

Otevření nové pobočky je velkým strategickým rozhodnutím.

Důležité je v dané zemi mít někoho, kdo zná lokální trh, má podnikatelského ducha a souzní s našimi hodnotami.

My pak jako skupina poskytujeme know-how, finance do začátků a obchodní kontakty.

Nedávno jsme úspěšně otevřeli novou pobočku v Rakousku. V jiných, a to se týká hlavně těch vzdálenějších zemí, působíme prostřednictvím partnerských firem.

Jak vypadá váš model spolupráce s partnerskými firmami? Jedná se o franšízy?

Ne, nejsou to franšízy.

Tyto firmy vystupují dál pod svým vlastním jménem a nejsou na nás nijak závislé. Zpravidla se jedná o HR konzultační společnosti působící na lokálních trzích.

Máme dva modely spolupráce, které se vzájemně doplňují a kombinují dle aktuálních potřeb.

První model: Partneři nám pomáhají dodat projekty v dané zemi a jejím jazyce. Když náš klient potřebuje realizovat školení například v Rumunsku, není to pak problém.

Druhý model: Partneři působí jako distributoři našich produktů. To v tomto oboru znamená, že prodávají naše testy a diagnostické nástroje vlastním klientům a začleňují je do svých projektů. Většinu těchto nástrojů lze poskytovat online, což nám mezinárodní expanzi neuvěřitelně zjednodušuje.

Jak je to ve vašem oboru s konkurencí? Máte mnoho konkurentů, ať už v České republice, nebo celé Evropě?

Konkurence je značná, ale naštěstí rozdrobená.

My nabízíme rozmanitá portfolia produktů a služeb. Navíc máme dost poboček. To je naše výhoda. Nemohu ale jmenovat firmy, které by dělaly přesně to, co my.

Naše konkurence se zaměřuje na určité oblasti, nenabízí zkrátka vše. S těmito firmami se setkáváme u různých projektů, při výběrových řízeních a zakázkách pro assessment centra nebo tréninky.

Také tu jsou velké poradenské společnosti, které nabízí komplexní služby včetně HR a manažerského poradenství.

Konkurence je velmi rozmanitá a specifická pro každý trh a linii.

Jaký přístup při boji s konkurencí volíte? Snažíte se být vždy o krok napřed?

Ano, sledujeme nejen aktivitu naší konkurence, ale také aktuální trendy.

Snažíme se být inovativní a využívat moderní a ověřené nástroje, které jsou pro naše zákazníky atraktivní a přinášejí jim hodnotu.

Kolik procent vašeho rozpočtu věnujete inovacím?

Jedná se asi o 3 až 5 %.

Nedávno jsme pracovali na vývoji online portálu pro naše zákazníky. Díky němu budou moci využívat naše služby pohodlněji.

Další významnou oblastí, do které aktuálně investujeme, je umělá inteligence.

Ta zvyšuje celkovou efektivitu našich aktivit. A to jak v rámci firmy, tak i mimo ni.

Snažíme se držet krok s novinkami v oboru, ale i určovat směr, kterým se náš obor ubírá. Pomáháme si například i vývojem vlastních produktů a služeb, které na trhu doposud chyběly.

Jak se vaše firma proměnila během posledních deseti let?

Za posledních deset let jsme vyrostli snad ve všech směrech.

Zvýšil se nám obrat, počet zaměstnanců i klientela. Zásadním způsobem se zlepšila také firemní kultura a spolupráce mezi pobočkami.

Tento posun má velký vliv na růst našeho byznysu. Umožňuje nám vytvářet synergie, rozvíjet se, získávat nové klienty i udržovat ty stávající.

Také jsme se začali více orientovat na mezinárodní trhy mimo naše tradiční regionální působiště. Dobrým příkladem je třeba Kazachstán. Rosteme tak i v oblastech, ve kterých nemáme vlastní pobočky.

Jakou strukturu má vaše vedení? A jaký je váš vztah s majitelem firmy?

Jako česká firma máme na našeho majitele přímé napojení.

A vrcholový management u nás tvoří relativně malý tým lidí. Zvládáme tak rychle reagovat na potřeby trhu a efektivně řídit celou firmu.

Řeknete mi na závěr, jak přesně vám eWay-CRM pomáhá?

eWay-CRM hraje klíčovou roli v našem interním managementu a následném reportingu.

Centralizuje všechny informace, které jsme o klientech sesbírali. To samé platí u projektů a prodejů.

Díky eWay-CRM tak zvládáme dělat rozhodnutí rychleji a informovaněji. Je to nástroj, který nám poskytuje cenné informace. Takové, které jsou pro řízení firmy naprosto nezbytné.