Proč je software pro správu kontaktů nutností?

Software pro správu kontaktů potřebuje každá společnost, která si chce vybudovat úspěšný vztah se svými klienty. Jedná se o profesionální nástroj, díky kterému mají všichni zaměstnanci přehled o veškeré komunikaci se zákazníky a který předchází interním chybám v komunikaci o potenciálních nových klientech.

Evidence a správa všech kontaktů může být bez správného softwaru poměrně náročným procesem. Naštěstí existuje celá řada řešení pro efektivní komunikaci se zákazníky. Software pro řízení vztahů se zákazníky (customer relationship management, CRM) a systém pro správu a evidenci kontaktů (contact management system) disponují mnoha funkcemi pro snadnou správu vašich kontaktů.

Pojďme se společně podívat na rozdíly mezi těmito dvěma systémy:

Správa kontaktů: jedná se o součást softwaru pro řízení vztahu se zákazníky. Správa a evidence kontaktů je jedním z klíčových prvků CRM , který vám usnadní ukládat a utřídit kontaktní údaje každé osoby, se kterou vaše společnost měla nebo má kontakt, a to včetně zákazníků. Tento nástroj je také perfektním pomocníkem pro správu velkých objemů dat. V případě, že potřebujete pouze komplexní systém pro správu kontaktů, je možné zakoupit specializovaný software nebo CRM modul, který splňuje vaše požadavky a nabízí možnost přidat moduly v souladu s potřebami vaši společnosti, které budou s postupem času narůstat.

CRM: je mnohem více než „jen“ systém pro správu kontaktů, protože umožňuje uživatelům efektivně koordinovat a rozvíjet vztahy se zákazníky, což je bez pochyby velkým přínosem pro každou společnost. CRM software se postará o správu a evidenci kontaktů, ušetří vám čas, protože dokáže zautomatizovat mnoho manuálních procesů a pracuje s moduly, které kontrolují prodej, marketingové kampaně a služby.

I přesto, že software pro správu a evidenci kontaktů a CRM mají některé společné prvky, existují mezi těmito systémy rozdíly, které najdeme především v systémové škálovatelnosti a přídavných modulech.

Pojďme se podívat na pět důvodů proč používat software pro správu a evidenci kontaktů.

1. Lepší vztahy se zákazníky

Systém vám umožní ukládat a spravovat velké objemy dat, včetně těch demografických, což je ten nejlepší způsob, jak efektivně komunikovat s jednotlivými zákazníky. Budete mít aktuální informace o tom, zda si příjemce přečetl e-mail od vás, kdo navštívil vaše webové stránky nebo stáhnul jejich obsah. Tyto informace jsou pro vás velmi důležité, protože vám dávají možnost zefektivnit interakci se zákazníky, kteří ocení váš osobní přístup a nebudou vás vnímat jen jako jednu z mnoha společností na trhu. Interakce jde ruku v ruce s loajalitou a důvěrou.

2. Pochopení potřeb vašich zákazníků

Čím více informací o zákazníkovi budete mít, tím lépe pochopíte jeho potřeby a problémy a bude mu schopni nabídnou ty správné produkty a služby. Toto pozitivně ovlivní vaši komunikaci a dlouhodobé vztahy.

3. Lepší správa a evidence dat

Zapomeňte na uchovávání informací v tabulkách, ve kterých se snadno udělá chyba. Vaše data budou uložena na centrálním serveru, ke kterému bude mít přístup každý zaměstnanec. Data se shromažďují a automaticky ukládají, čímž se snižuje riziko nesprávného vložení informace. Navíc lze informace snadno třídit dle zadaných parametrů.

4. Zvýšená produktivita

Mnoho manuálních procesů bude nahrazeno automatickými, což vede k vyšší produktivitě.  Zadávání dat lze také automatizovat s informacemi získanými z webových formulářů. A zaměstnanci tak získají čas, který mohou věnovat podstatným úkolům, jako je například efektivní interakce se zákazníky.

5. Lepší zákaznický servis

Každý člen společnosti dostane možnost zobrazit si veškeré informace o zákazníkovi, což zásadně napomáhá tomu, abyste se lépe přizpůsobili potřebám vaši klientů. Zároveň se mezi vámi utvoří osobní vztah, který zákazníkům dodá pocit důležitosti. Pokud chcete zvýšit růst vaší společnosti, je pro vás kvalitní vztah se zákazníkem klíčovým aspektem.

Software pro správu a evidenci kontaktů je tedy skvělým nástrojem pro zvýšení produktivity práce a zlepšení spokojenosti vašich zákazníků.  Nedávná studie  ukazuje, že téměř polovina zaměstnanců různých společností je ochotna používat CRM software. Pokud si vyberete CRM software s funkcemi pro správu a evidenci kontaktů, aby bylo snazší sledovat komunikaci a interakci se zákazníky, jistě se zvýší růst a příjem vaší společnosti. Pokud ještě software pro správu kontaktů nevlastníte, teď je ten správný čas pro jeho koupi. Možná by stálo za úvahu pořídit si plnohodnotný CRM systém, co myslíte?

Autor: Jane Tareen

Bio: Jane Tareen je autorkou článků pro web Discover CRM. Jako kvalifikovaný odborník se specializuje na všechny druhy copywritingu a obsahového marketingu. Díky mnohaletým zkušenostem ve světě reklamy a vydavatelství je Jane odbornicí na tvorbu redakčního obsahu a korektur.