Problémy, kterým čelí malé firmy při automatizaci svých obchodních procesů

Problém je v tom, že pro mnoho menších firem může být automatizace obchodních procesů obtížným úkolem, který může vést k ještě větším výzvám.

Tento článek se bude zabývat právě těmito problémy a poskytne užitečné rady, jak se s nimi vyrovnat.

Obsah:

Jakým výzvám firmy čelí při automatizaci obchodních procesů?
1. Nedostatek zdrojů a technických znalostí
2. Obava ze ztráty zaměstnání
3. Dlouhá implementace
Potenciální řešení automatizace pro malé firmy
1. Začněte po malých krocích
2. Využijte nízkonákladové automatizační nástroje
3. Konzultujte automatizace s odborníky
4. Lidé na prvním místě
Závěr

Jakým výzvám firmy čelí při automatizaci obchodních procesů?

1. Nedostatek zdrojů a technických znalostí

Nastavit nástroje a procesy automatizace obchodních procesů a integrovat je do stávajících firemních systémů, je často pro menší firmy úkol nad rámec jejích možností. Bývá to obtížné z hlediska technických znalostí a zároveň nákladné přenechat tuto práci externím dodavatelům.

Náklady na automatizační nástroje a služby mohou být pro mnoho firem překážkou. Kromě údržby musí majitelé posoudit, jak brzy dosáhnou návratnosti investic.

V případové studii společnosti IBM o americké restauraci Primanti Brothers byla návratnost investice z automatizace obchodních procesů dosažena po třech měsících – což je rychlá návratnost pro velké podniky, ale menší firmy je to často příliš dlouhá doba.

2. Obava ze ztráty zaměstnání

Vzhledem k tomu, že celosvětové příjmy z robotické automatizace procesů (RPA) se do roku 2030 odhadují na 13 miliard dolarů, není překvapením, že se mnoho malých a středních podniků obává, že jim automatizace vezme pracovní místa. Tento strach může stát v cestě automatizaci podnikových procesů.

3. Dlouhá implementace

Zavedení automatizace, například v rámci implementace CRM systému, může být dlouhý a složitý proces. Společnosti musí definovat své požadavky, nakonfigurovat systém, navrhnout opakovatelné a konzistentní procesy, integrovat je do stávajících systémů a před spuštěním důkladně otestovat – to vše vyžaduje čas.

Potenciální řešení automatizace pro malé firmy

1. Začněte po malých krocích

Automatizace podnikových procesů nemusí probíhat stylem "všechno nebo nic". Společnosti mohou začít v malém, ze začátku automatizovat jeden nebo dva procesy a postupně zvyšovat počet automatizovaných úkonů.

Jaké procesy jsou pro naše podnikání nejdůležitější a který proces lze automatizovat s nejmenším úsilím a náklady? Položení těchto otázek vám může pomoci stanovit priority.

Malé a středně velké firmy se mohou zaměřit na následující oblasti automatizace obchodních procesů:

• Faktury a výplaty
• Evidence docházky zaměstnanců
• Email marketing
• Zpracování objednávek

Takovéto jednoduché procesy lze automatizovat rychle a levně, což vede ke zvýšení produktivity a ušetření nákladů takřka okamžitě.

2. Využijte nízkonákladové automatizační nástroje

Existuje spousta cenově dostupných automatizačních nástrojů, které nevyžadují příliš velké technické znalosti ani zapojení specialistů na implementaci s vysokou sazbou.

Často lze najít vhodný software za zlomek ceny tradičních podnikových řešení. Většina těchto nástrojů navíc nabízí zkušební verzi zdarma (nebo dokonce bezplatnou verzi), díky čemuž můžete zjistit, zda vyhovuje vašim potřebám.

Například tvorba obsahu, zákaznický servis a další rutinní úkoly mohou být automatizovány pomocí chatbotů. Intuitivní rozhraní těchto softwarů zaručuje, že je pro každého snadné se naučit je používat, což snižuje čas potřebný k jejich implementaci.

3. Konzultujte automatizace s odborníky

Může být obtížné určit, které procesy jsou pro automatizaci nejvhodnější. Poradenské firmy a další odborníci mohou malým firmám pomoci určit správný přístup k automatizaci podnikových procesů a následně poskytnout poradenství při konfiguraci a implementaci automatizovaných řešení.

4. Lidé na prvním místě

Je důležité si uvědomit, že automatizace by nikdy neměla nahrazovat lidi. Měla by být vnímána jako nástroj, který je podporuje v jejich práci a usnadňuje jim život.

Ještě důležitější je, aby firma připravila své zaměstnance na změny, které automatizace přináší. Dobrá organizace při zavádění změny je klíčem k úspěšnému projektu automatizace a mělo by být prioritou. Harvard Business School například navrhuje soustředit se na malé zlepšení stávajících procesů místo pokusu o přestavbu celého systému.

Tímto způsobem se zaměstnanci přizpůsobí novým postupům pohodlněji, sníží se únava z měnících se podmínek a vytvoří se prostředí pro úspěšný přechod. Díky tomu mohou firmy rozšiřovat své operace, aniž by se musely obávat dopadu na své zaměstnance.

Závěr

Automatizace obchodních procesů nabízí menším firmám skvělou možnost zefektivnit své operace, snížit náklady a zlepšit výkonnost. Důležité je začít malými kroky, využívat dostupné nízkonákladové nástroje, případně vyhledat odbornou pomoc a zaměřit se na potřeby a podporu zaměstnanců.