Microsoft Excel oslavil v loňském roce 35. narozeniny. Za dobu své existence si vytvořil tak dominantní postavení, že se stal standardní součástí školní výuky. Některé začínající firmy často ani neuvažují, že by k analýze obchodních dat využívaly jiný, modernější nástroj. Microsoft přitom nabízí i Power BI, který může v budoucnu představovat nový standard obchodní analýzy. Jaké jsou tedy možnosti Power BI? A kdo by ze souboje Power BI vs Excel vyšel jako vítěz?
Pojďme si stručně oba aktéry souboje stručně představit. Power BI v roli mladšího vyzyvatele je designovaný jako intuitivní a atraktivní nástroj, ve kterém vytvoří krásné reporty každý bez znalosti práce s databázemi. Power BI díky propojení s CRM, Google Analytics či účetními systémemy data v reportech aktualizuje automaticky. Analytik tak nemusí ztrácet čas přepisováním a může se soustředit na kvalifikovanější práci.
Fanouškům na druhé straně nelze upřít, že Excel je starý mazák, s nímž zkušení uživatelé dovedou takřka zázraky. Většinou je však potřeba investovat mnohem víc času do vytvoření spojení s datovým zdrojem a někdy je třeba data dokonce vkládat ručně. A to je v dnešní době přinejmenším překonané.
Uživatelům „ze staré školy“ i přesto známé prostředí Excelu většinou vyhovuje. A je to naprosto v pořádku. Těm, kteří jsou otevření inovacím, ale Power BI může ušetřit spoustu drahocenného času. Což je jeden z mnoha důležitých parametrů, který o vítězi souboje Power BI vs Excel může rozhodnout. Na co dalšího by žádná firma při rozhodování neměla zapomenout?
Sdílet či nesdílet?
Klasická otázka z Hamleta v tomto případě není na místě. Jedině s výjimkou freelancerů. Sdílení dat je nutnost pro každého, kdo pracuje v týmu. Posílat excelovské soubory e-mailem je totiž dobré maximálně tak při komunikaci s klientem. Na úrovni týmu je potřeba nastavit efektivní řešení, aby se soubory zdlouhavě nedohledávaly, aby bylo jasné, které provedené změny v reportu jsou aktuální, a aby se data nedostala do nepovolaných rukou.
Společným řešením těchto problémů při týmové spolupráci je cloud. Excelovské soubory můžete ukládat na firemní server nebo můžete využít úložiště od Microsoftu. V Power BI se data ukládají rovněž na vzdálený server. Na rozdíl od Excelu už ovšem ne ve formě jednotlivých souborů. Z online služby Power BI si sice můžete stáhnout tzv. sestavu ve formátu .pbix do Power BI Desktop, ale důvody, proč byste si měli Power BI zamilovat, jsou úplně jiné.
Bez mobilu ani ránu
Stále častějším požadavkem na software je možnost pracovat odkudkoliv. Oficiálně lze na všech zařízeních spustit Excel i Power BI, ale jsou oba softwary na mobilních zařízeních i user-friendly? Power BI má v tomto ohledu jasně navrch.
Například ranní cestu do práce ve vlaku lze využít ke kontrole firemních výsledků. Ale komu by se chtělo složitě pátrat v tabulkách na malém displeji mobilního telefonu. Prostředí Power BI je mobile-friendly v pravém slova smyslu. Můžete si vytvořit vlastní uživatelské pohledy pro mobilní zařízení, takže lze reporty sledovat zcela přirozeně. Opravdu nemusíte být místním přeborníkem ve scrollování a zoomování, abyste na displeji dohledali důležitá čísla.
Není nic staršího než včerejší reporty
Staré známé rčení o včerejších novinách lze snadno převést i na obchodní analýzy. Obzvlášť, když víte, že můžete mít aktuální data kdykoliv a kdekoliv. I v tomto případě ale platí, že to, co je aktuální v Excelu, Power BI pousouvá ještě dál.
Excelovská tabulka umístěná na cloudu je zárukou toho, že každý v týmu má k dispozici nejaktuálnější verzi daného reportu. Každý report je ale jen tak aktuální jako jsou data, ze kterých čerpá. Jinými slovy, někdo si k Excelu musí sednout a nová data do tabulky napsat.
Jak už bylo zmíněno na začátku, PowerBI umožňuje integraci s celou řadou systémů třetích stran. Data v reportech jsou díky tomu vždy aktuální. Stačí na začátku obětovat nějaký čas nastavení integrace se CRM, účetním systémem nebo třeba Google Analytics, a data se pak v reportech budou sama automaticky aktualizovat na věčné časy.
Dashboardy – krásné a hlavně praktické centrum reportů
Nastavení jednotlivých reportů v PowerBI je obecně časově náročnější než vytvoření jednoduché tabulky a grafu v Excelu. V případě, že budete chtít zpracovat nějaké statistiky pouze jednorázově, Excel bude pravděpodobně jednodušší, rychlejší, ale také skromnější volba.
Výběr grafů v Excelu je určitě pestrý, ale nekonečný výběr barev a stylů přece jen není to nejdůležitější. Ale kdybyste si chtěli opravdu vyhrát, tak součástí Power BI je virtuální tržiště, ve kterém si můžete zdarma stáhnout stovky doplňků. Pomocí nových grafických vychytávek vizuálně ztvárníte opravdu jakákoliv data.
Ještě zajímavějšími doplňky jsou Power BI appky. Po nainstalování doplňkové aplikace získáte hotové dashboardy s interaktivními reporty. Díky tomu může být například zmíněná integrace se CRM zdarma a prakticky bez práce. Stejně jako s Google Analytics a dalšími systémy.
Uživatelé, kteří mají zkušenosti s Analytics, si interaktivní dashboardy v Power BI osvojí velice rychle. Filtrování obchodních dat na základě nejrůznějších parametrů, jako je datum, zeměpisné rozdělení, zdroj příchozí poptávky atd., je bleskurychlé. A také zábavnější. V Power BI „velíně“ máte před očima mapu celého světa. Když kliknete na Slovensko, zobrazí se vám obchodní data z nové perspektivy. Zatímco hledání dalšího excelovského souboru připomíná spíše listování v šedém regálu na šanony.
Jistě, stačí to. Ale analýza je v Power BI zkrátka plynulejší, takže vám skutečně nic neunikne. Kdybyste se i přesto obávali, není problém nastavit upozornění na varovné hodnoty u konkrétních parametrů. Power BI vás tak může samo upozornit na nízký počet nových poptávek a podobně.
Zvažte pro a proti
Jakkoliv je Power BI skvělou inovací v podnikání, rozhodování o vítězi pomyslného souboje Power BI vs Excel není ve skutečnosti tak jednoznačné. Misku vah na straně Excelu zatěžují poměrně prosté a zásadní argumenty. Jak se říká „o peníze jde až v první řadě“. Cena měsíčního předplatného Power BI Pro není nijak závratná (€8,40/$9,99 za uživatele), ale některé firmy zkrátka i přes všechna pozitiva nenajdou v Power BI dostatečnou přidanou hodnotu.
Pokud ve vás dosud rozhodnutí i přesto neuzrálo, zamyslete se, zda využijete předností Power BI. Vaše zisky nejsou ideální a potřebujete podrobněji analyzovat vaše obchodní data? Chybí vám pokročilé znalosti Excelu? Nebo jste naopak zkušení uživatelé Excelu a nechcete se učit pracovat s novým softwarem? Používáte Google Analytics, účetní systém nebo CRM, které je integrované s Power BI? Pracujete v týmu a řešíte časté problémy se sdílením a dohledáváním excelovských tabulek?
V ideálním případě by vaše odpovědi na tyto a další otázky měly být jednoznačné, aby se misky vah naklonily na jednu ze stran. Analýza obchodních dat a efektivní řízení vztahů se zákazníky je takřka nutnost, ať podnikáte v oboru, který rok 2020 nečekaně zaskočil zvýšenou poptávkou, nebo v méně šťastném odvětví, kde je potřeba bojovat o každého zákazníka. Máte-li k dispozici přesné a přehledné reporty, víte, na čem je potřeba zapracovat.
