V online diskusích se zástupci firem stále ptají na doporučení CRM, která by mohli nainstalovat na vlastní servery. On premise CRM tedy zjevně ještě nejsou mrtvá. Jsou i bezpečná? A pro jaké firmy jsou ideální?
Cloud si do firem po celém světě hledal cestu poměrně dlouho. Dnes už ale je o výhodách cloudových řešení celý svět přesvědčený. Tento trend je momentálně nezlomný a statistiky mluví samy za sebe. Od roku 2008 se poměr on premise CRM vůči těm cloudovým dokonce zrcadlově obrátil.
Mezi 13 % firem, které dodnes upřednostňují on premise CRM, ale nejsou jen opozdilci, kteří se dosud neodhodlali ke změně. Jistě, cloud se většině firem vyplatí, je pohodlný, bez starostí, podnikatelé ale často aktivně hledají on premise software i dnes. A nejčastější důvody, proč upřednostnit zdánlivě překonané řešení, rozhodně nepramení z žádného staromilství.
Strach z cloudu
V době, kdy denně slyšíme o hackerských útocích, spousta firem nepřechází na cloudové řešení z obav o bezpečnost firemních dat. U cloudových CRM musíte zabezpečení dat o zákaznících či dodavatelích nechat na poskytovateli software. Tím sice otevíráte riziko toho, že k vašim datům může mít přístup správce cloudového uložiště, ale jaká je vlastně alternativa? Zabezpečení svépomocí anebo žádné.
Dvě klíčové otázky při výběru CRM systému by tedy měly být:
- Jak moc citlivá jsou firemní data a jak důležité je jejich zabezpečení?
- Máte potřebnou IT infrastrukturu a zaměstnance, abyste mohli řešit zabezpečení svépomocí?
Pokud dojdete k závěru, že správa a zabezpečení dat svépomocí se vám nevyplatí, ověřte si alespoň u poskytovatele software, jakým způsobem šifruje a zabezpečuje data.
Když už máte IT oddělení a vlastní servery...
Společnosti s vlastními servery a IT specialisty mají naprostou kontrolu nad zabezpečením. Zálohování dat či upgrade softwaru si mohou plánovat podle potřeby. Stejně jako třeba navyšování kapacity datového uložiště. Investice do vlastní infrastruktury je ale značná a nerodí se přes noc.
Vlastní IT oddělení a firemní servery už máte? Pak by rozhodování mělo být jednodušší, jelikož se varianta on premise CRM přímo nabízí. Výhodou cloudu sice je, že v ceně měsíční platby jsou kromě licence na používání softwaru samotného zahrnuty také náklady na server, jeho údržbu, a podobně. Při jednorázové koupi on premise CRM ale lze právě na měsíčních licencích z dlouhodobého hlediska ušetřit. Jakmile totiž přejdete úvodní fázi, která je spojená s vyššími náklady na implementaci softwaru na vlastní servery či s vyšší pořizovací cenou za doživotní licenci, každý další měsíc pak už jen ušetříte. Jako když si pořizujete vlastní byt na hypotéku.
Zdroj: https://www.scirp.org/journal/paperinformation.aspx?paperid=87661
Cena ale není všechno. Pokud uchováváte citlivá zákaznická data, pak by bezpečnost měla být vždy prioritou. Obzvlášť v oborech, jako je zdravotnictví či finance, je kvalitní zabezpečení nutnost. Často i jasně definovaná legislativou. A v konečném důsledku nezáleží na tom, jestli jsou vaše data na cloudu nebo firemním serveru. Obětí hackerských útoků se konec konců stávají jak instituce s vlastní infrastrukturou, tak cloudová uložiště.
Kvalita zabezpečení na vlastním serveru závisí především na IT oddělení, které musí odvádět opravdu dobrou práci, aby zabezpečení skutečně předčilo to cloudové. On premise CRM jsou tím pádem z hlediska bezpečnosti ideální například pro firmy z oboru IT nebo větší firmy.
Závislost na online připojení
Výhodou vlastního serveru a on premise CRM je, že pro přístup k firemním datům nevyžaduje, aby uživatelé měli připojení k internetu. Pracovat se CRM mohou i offline a jakmile se opět připojí, data se synchronizují s firemní databází zpětně.
Možnost pracovat offline sice není nejdůležitějším kritériem při rozhodování mezi cloudovými a on premise CRM, online připojení je skutečně všude kolem nás, ale stále existuje spousta situací, ve kterých lze pracovat jedině s on premise CRM. Ať už je to při vyčerpaných datech, výletu na chatu v klidné přírodě bez signálu, výpadku domácího internetu nebo v letadle.
Závěrem
Rozhodování mezi cloudovým a on premise CRM nemusí být jednoduché ani při současném trendu, jehož čísla mluví jasně ve prospěch cloudu. On premise ale může leckoho nalákat možností práce offline nebo dlouhodobě nižšími náklady. K tomu může mimochodem přispět i fakt, že on premise software lze v účetnictví odepisovat jako dlouhodobý nehmotný majetek.
I přes tato lákadla by ale otázka bezpečnosti měla být klíčová. Pokud máte vlastí oddělení, ujistěte se, že implementaci CRM zvládne a že bude mít kapacity na pravidelné aktualizace, zálohování a další údržbu. Bez toho bude potenciálně bezpečnější on premise vždy naopak zranitelnější. Vyhodnoťte tedy, jaká varianta pro vás bude vhodnější a pak můžete vybírat CRM na základě dalších parametrů.
