Maximalizujte svou produktivitu: Průvodce metodou Getting Things Done

Zatímco při manuální práci leckomu stačí k větší produktivitě dát si kafe, projektové, marketingové či obchodní manažery pálí stres. Až často vyhoří úplně. Umění efektivity práce tak dnes patří v mnoha oborech mezi stejně cenné dovednosti jako jakékoliv odborné znalosti.

Proto v roce 2001 přišel americký kouč David Allen s metodou Getting Things Done, kterou popsal ve svém bestselleru Mít vše hotovo: Umění produktivity bez stresu. A jak už název napovídá, díky schopnostem zorganizovat si pracovní úkoly podle GTD lze nejen zvládnout více úkolů, ale také zbavit se stresu.

Podívejme se na klíčové aspekty GTD, které vám pomohou k lepší organizaci vašeho času:

Mějte vždy čistý stůl

Jedno ze základních pravidel velí, abychom si pravidelně „čistili stůl“. Tím samozřejmě nemyslíme to, že každou hodinu budeme drhnout pracovní místo saponátem. Jde o to nedopustit, aby se nám někde kupily nezpracované objednávky, vizitky nebo rozepsané e-maily. Nikdo nechce mít na stole stohy papírů a chodit domů s vědomím, že nám to v práci přerůstá přes hlavu.

Pozor na to, že pomyslných „stolů“ máme víc – krom toho fyzického stolu, na kterém přistávají požadavky od kolegů, je to i Doručená pošta v Outlooku nebo nepřijaté hovory v mobilu. Zkrátka všechna místa, kam nám chodí požadavky od ostatních lidí.

GTD říká, abyste se na všechny tyto „stoly“ (někdy se tomu říká Inboxy) párkrát denně podívali a vše, co se na nich nakupilo, vyřídili některým z těchto čtyř způsobů:

1. Smazat: Pokud požadavek nevyžaduje žádnou akci, zbavte se ho.
2. Delegovat: Když se o to může (nebo musí) postarat někdo jiný, úkol mu předejte.
3. Okamžitě zpracovat: Úkoly, jejichž zpracování zabere maximálně 2 minuty, dokončete ihned.
4. Naplánovat na později: Pokud vítě, že vám zpracování úkolu zabere více času, naplánujte si ho.

Plánujte úkoly na jednom místě

Při třídění úkolů je třeba myslet na to, že se mohou hrnout odkudkoliv - e-mailem, v SMS, poštou, nebo třeba v chatu na Teamsu. Zatímco míst, odkud úkoly přichází, máme mnoho, místo, kde plánujeme úkoly, musí být jen jedno.

Mohou to být třeba barevné lístečky na monitoru, zápisky v mobilním kalendáři, tištěný diář, Microsoft OneNote, nebo můžete využít specializovaný software pro řízení úkolů. Každé řešení má své kouzlo.

Princip je jednoduchý: Pokud zjistíte, že nový požadavek je potřeba naplánovat (způsob č. 4), naplánujte si ho do svého to-do listu.

Není možné udržovat pod kontrolou více seznamů. Duševnímu zdraví hodně přispívá, když víte, že jakmile vyřešíte tuto frontu, máte hotovo.

Který úkol si vybrat

Getting Things Done říká, že při plánování úkolů kromě termínu splnění nastavujeme také kontext – ten se řídí především podle prostředí, ve kterém se můžeme při práci nacházet. Jako příklad jsou často uváděny kontexty V kanceláři, Telefon, E-mail nebo třeba V klidu přečíst.

Tento způsob třídění vytváří racionálnější rozdělení podle toho, jestli máme zrovna k dispozici stůl, židli a počítač nebo jsme na chodníku a máme jen mobil. Ve chvíli, kdy čekáte na vlak, můžete sáhnout po úkolech typu Telefon a vyřídit pár hovorů. Jiné požadavky naopak vyžadují chvilku soustředění a pořádný hrnek kávy.

Na kontextech je kouzelné i to, že pokud se zrovna necítíte na to volat svým klientům, můžete mít přesto prostor odpovídat na e-maily.

Prostě máte pod kontrolou to, do čeho se zrovna chcete pustit.

Neukousnout si příliš velké sousto

Při plánování úkolů si lze velice snadno ukousnout příliš velké sousto tím, že si naplánujeme velice obsáhlé úkoly, které míváme tendenci odkládat. Bohužel se pak plánovaný termín dokončení snadno stane nereálným.

Tomu ale lze snadno předejít tím, že namísto jednoho obsáhlého úkolu vytvoříte projekt a na něj navážete jasně definované podúkoly, ze kterých už bude zřejmé, jak časově náročné jsou.
Úkol Vytvořit návrh smlouvy přece jen vytváří příznivější dojem, že jej lze stihnout během odpoledne, než úkol pojmenovaný jako jeden celý projekt, jehož dokončení několik dní zabere.

Pravidelné revize

Právě proto, že ne všechny úkoly lze zpracovat ihned, je kromě průběžné kontroly příchozích úkolů potřeba také pravidelná revize naplánovaných úkolů. Ideální je si každé ráno udělat kávu a během 5 minut zkontrolovat včerejší úkoly a rozvrhnout síly do nového dne. Někomu naopak vyhovuje každodenní revizi dělat na konci dne, kdy už nemá energii na nic jiného.

Na úkoly je ale podle GTD potřeba nahlížet i z týdenní perspektivy. Díky tomu si můžeme lépe rozvrhnout práci na nadcházející týden, anebo zrevidovat celé projekty či přehodnotit cíle z dlouhodobějšího hlediska (jednou za měsíc a jednou za rok).

Závěr

Getting Things Done je účinný návod pro řízení času a organizaci práce. Přijetím zásad GTD, jako je udržování prázdné schránky, organizace úkolů v jediném seznamu úkolů, kategorizaci úkolů dle kontextů, vytváření podúkolů a pravidelná revize úkolů, můžete dosáhnout vyšší produktivity a snížit stres.

A když po pár dnech zjistíte, že se vám úkoly stále kupí, nebojte, nic se neděje. K vytvoření návyku je potřeba činnost opakovat alespoň 21 dní po sobě. Takže to nevzdávejte, a nebojte se začít znovu. S vytrvalostí a odhodláním můžete metodiku GTD úspěšně začlenit do své každodenní rutiny a najít kýženou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.