CRM jako nástroj pro řízení projektů? Podívejte se, jak může pomoct i ve vašem podnikání

Řešení spočívá v software pro řízení projektů, kterým může být i CRM systém s modulem pro správu projektů. Nejde jen o užitečný nástroj – je to zásadní inovace. Ať už jde o správu probíhajících interních procesů nebo jednorázový úkol s definovaným cílem, software pro správu projektů výrazně zjednodušuje práci a minimalizuje riziko chyb.

V minulosti byly nástroje pro správu projektů vnímány jako zbytečný přepych, který se týkal jenom větších korporací. To se však v posledních letech dramaticky změnilo. Dnes už uznávají hodnotu těchto nástrojů podniky všech velikostí. Jsou považovány za klíčového pomocníka, který nejen zefektivňuje řízení projektů, ale také zlepšuje spolupráci a zvyšuje spokojenost zákazníků.

Obsah:

1. Důležitost softwaru pro řízení projektů
2. Co nástroje pro řízení projektů přináší
3. Integrace nástroje pro řízení projektů s Outlookem
4. Ideální řízení projektů v praxi
5. Nástroj pro řízení projektů pomůže i ve vaší firmě

Důležitost softwaru pro řízení projektů

Existuje tři klíčové aspekty, které vyzdvihují důležitost nástrojů pro řízení projektů:

• Mohou mít zásadní roli v řízení podnikání
• Měnící se očekávání zákazníků
• Rostoucí poptávka po bezproblémové komunikaci a spolupráci

Projektové nástroje v kombinaci s CRM zlepšují provoz podnikání automatizací úkolů, organizací interakcí se zákazníky a sledováním projektů. Tímto způsobem se zjednodušuje pracovní zátěž, což umožňuje týmům být produktivnější. Výsledkem je úspora času a nákladů pro firmu, protože procesy jsou prováděny efektivněji a rychleji.

Očekávání zákazníků se také mění a s vysokou konkurencí ve většině oborů mají zákazníci více možností. V důsledku toho roste poptávka po rychlých, personalizovaných odpovědích a kvalitním zákaznickém servisu.

Aby firmy vyhověly vyšším očekáváním, musí soustředit své úsilí na organizaci veškeré interakce se zákazníky a být proaktivní. Software pro správu projektů a CRM správu vztahů se zákazníky zjednodušují díky centralizací veškerých relevantních informací. Tím se zlepšuje spolupráce a komunikace v týmu, což výrazně přispívá i k lepšímu zážitku zákazníka.

Navíc tyto nástroje umožňují pracovat flexibilně na různých zařízeních a místech. Což je dnes pro spoustu firem, které si již zvykly na vzdálené pracovní prostředí, prakticky nutnost.

Co nástroje pro řízení projektů přináší

Projekty v CRM jsou moduly vytvořené s konkrétním účelem: zefektivnit vedle správy vztahů se zákazníky také řízení projektů. Tato potřeba narůstá s rozvíjejícím se podnikáním: potřeba zvládnout rostoucí počet interakcí s klienty a současně řídit více projektů najednou se pak stává komplikovanější.

Nástroje pro řízení projektů v CRM tuto potřebu uspokojí nabídkou platformy, která dokáže automatizovat úkoly a organizovat interakce s klienty. Klíčové jsou samozřejmě i pro monitorování průběhu projektu.

Jednou z častých výhod těchto nástrojů pro řízení projektů v CRM je také jejich schopnost integrovat se se známými rozhraními e-mailových klientů, jako je Microsoft Outlook. Tato integrace je dělá uživatelsky přívětivými a snižuje tak dobu potřebnou pro zaškolení nových uživatelů.

Jaké funkce by řízení projektů v CRM mělo obsahovat?

• Automatizace úkolů: Nástroje pro řízení projektů mají schopnost automatizovat opakující se úkoly. Tato automatizace nejen šetří cenný čas, ale také snižuje potenciál lidských chyb, zvyšující celkovou přesnost a efektivitu firemních operací.
• Přehled interakcí se zákazníky: Řízení projektů v CRM umožňuje systematicky spravovat interakce s klienty. Organizace může být založena na různých kritériích, jako je projekt, datum nebo typ interakce, což usnadňuje sledování a sdílení těchto interakcí v rámci týmu dle potřeby.
• Sledování projektů: Od zahájení až po dokončení projektu můžete monitorovat každou jeho fázi. Můžete sledovat každý detail a zajistit, že není nic přehlédnuto, a že projekty se plní v časovém plánu a v rozpočtu.
• Spolupráce týmu: Software pro řízení projektů umožňuje rozdělení projektů mezi členy týmu. Projekty pak lze rozložit na jednotlivé úkoly. Můžete také sdílet důležité prvky, jako jsou poznámky, e-mailová komunikace nebo dokumenty, uvnitř týmu.

Integrace nástroje pro řízení projektů s Outlookem

Spousta firem po celém světě spoléhá na Outlook ke správě e-mailů, plánování úkolů a organizaci kalendářů. Ačkoli tyto funkce jsou užitečné, stále složitější vztahy s klienty vyžadují komplexnější nástroj. Ideálním řešením je právě CRM s funkcí řízení projektů, které se integruje s Outlookem.

Výhodou této integrace je zlepšení dosavadních schopností Outlooku. Přináší známé funkcionality Outlooku a zároveň přidává nové možnosti řízení projektů.

Jeden pozoruhodný aspekt systému CRM integrovaného s Outlookem je jeho schopnost konvertovat e-maily přímo na projekty. S touto funkcí může každé e-mailové vlákno sloužit jako základ pro nový projekt, usnadňující plynulý přechod od komunikace k samotné práce na projektu.

Nástroj pro řízení projektů integrovaný s Outlookem také zajišťuje bezproblémovou synchronizaci úkolů a kalendářů. Tato synchronizace poskytuje komplexní pohled na časový plán projektu a úkolů, které jsou před vámi. A to je přístupné všem členům týmu, což výrazně zlepšuje spolupráci.

Integrace CRM s Outlookem je logickým krokem pro firmy, které chtějí být efektivnější. Můžou nadále používat funkce Outlooku, na které jsou zvyklí, a získat další pokročilé funkce.

Přehled hlavních výhod:

• Integrace se CRM proměňuje Outlook ve všestranný nástroj pro řízení projektů.
• Integrované systémy CRM mohou konvertovat e-maily na projekty, zjednodušují tak firemní workflow.
• Integrace CRM synchronizuje úkoly a kalendáře, nabízí přehledné zobrazení úkolů a časových plánů u projektů.
• Integrované CRM systémy vytváří moderní a flexibilní pracovní prostředí – můžete pracovat kdykoliv a kdekoliv napříč zařízeními.

Ideální řízení projektů v praxi

Abyste měli představu o tom, jak vám nástroje pro řízení projektů v integraci se CRM systémem mohou pomoci v praxi, podíváme se na příklad společnosti GRANTEX, která pomáhá ostatním firmám se získáváním dotací.

GRANTEX zpracovává spoustu projektů, jejichž dokončení trvá v některých případech až 5 let. Jejich příběh nám tak poskytne cenné poznatky o praktických výhodách používání nástrojů pro řízení projektů.

Podívejme se na to.

• Počáteční výzvy: S nárůstem poptávky po jejich službách vzrostla i složitost správy řady dlouhodobých grantových projektů. Dříve pro správu kontaktů a žádostí o granty používali tabulky v Excelu, ale jak časem zjistili, tento nástroj je omezoval ve schopnosti sdílet informace a efektivně komunikovat s klienty.

• Rozhodnutí o implementaci CRM: Ve chvíli, kdy si tyto výzvy uvědomili, se rozhodli přejít na CRM systém. Jejich klíčové požadavky pro CRM byly schopnost automatizace a snadný přechod z Excelu. Kromě toho potřebovali také možnost vzdáleného přístupu pro práci z různých zařízení.

Proto pro ně bylo klíčové, aby se CRM systém dokonale integroval s balíčkem Microsoft 365, který již v jejich společnosti používali. A jaké řešení si vybrali? eWay-CRM, které toto všechno nabízelo.

Projekty nám pomáhají hlídat termíny a řídit úkoly. A díky workflow mechanismům, které jsme si upravili podle potřeby, máme zase skvělý přehled o tom, v jakém je projekt stavu.

Ondřej Horčička, partner společnosti a vedoucí divize dotací GRANTEX

• Implementace eWay-CRM a výhody: Integrace eWay-CRM s Outlookem efektivně vyřešila výzvy, kterým GRANTEX čelil. CRM systém jim navíc poskytl cenné poznatky o průběhu každého dotačního projektu a schopnost systému převádět e-maily na projekty zefektivnila jejich workflow a zjednodušila řízení projektů.

• Další funkce a výsledky: Kromě zjednodušení řízení projektů jim eWay-CRM nabízí i další výhody. Umí automaticky vytvářet obchodní příležitosti, když klienti vyplní dotazník na jejich webové stránce.

Mohli také sledovat čas strávený na každém projektu a obchodu, což jim poskytuje důležitá data, která jim pomáhají vytvářet přesnější nabídky a vyhodnotit kapacitu zaměstnanců. Zároveň jim to umožňuje činit informovaná rozhodnutí ohledně přijímání nových zakázek nebo zaměstnávání dalších pracovníků.

Nástroj pro řízení projektů pomůže i ve vaší firmě

Integrace nástrojů pro řízení projektů se CRM systémem a Outlookem přináší spoustu nových užitečných funkcí, ale zároveň je přechod na toto řešení velice plynulý. Zachovají se přitom všechny funkce, na které jsou všichni ve firmě zvyklí, ale přibydou neocenitelné funkce, jako je automatizace úkolů, systematická organizace externí i interní komunikace, nebo analýza dat.

Jak ukazuje případ společnosti GRANTEX, použití nástroje pro řízení projektů v kombinace se CRM může změnit způsob, jakým společnost funguje.

Přijetí těchto nástrojů je více než obyčejný upgrade – je to strategický krok směrem k větší efektivitě. Pokud se vaše firma při řízení projektů stále spoléhá na Outlook a Excel, zvažte nyní přechod. Výhody, které získáte mohou značně přispět k úspěchu vaší společnosti.