Chcete mít čistý inbox ve vašem Outlooku? Nová eWay-CRM 8.1 vám k tomu pomůže

Uživatele a týmy, které fungují v rámci ekosystému Microsoft 365, se v eWay-CRM 8.1 mohou těšit na vylepšené sdílení e-mailové komunikace. Mohl bys popsat, jak jim automatické ukládání e-mailů nebo import starší komunikace v praxi pomůže?

V eWay-CRM jsme vždycky kladli na první místo integraci s Outlookem. Možnost ukládat a sdílet e-maily v rámci firmy je pro nás klíčová funkce. A protože stále více lidí používá vedle klasického desktopového Outlooku i webovou či mobilní verzi, zařadili jsme do minulé verze eWay-CRM možnost ukládat si e-maily ručně i pro eWay-CRM Online, která je kompatibilní se všemi Outlooky.

Uživatelé na této funkci oceňují, že mají pod kontrolou, které e-maily si do eWay-CRM ukládají a které ne. Spousta firem ale hledá cesty, jak ukládat e-maily do CRM automaticky.

Může se jednat třeba o osobní schránky obchodníků, kteří jsou často v terénu, ale v průběhu dne jim může podpora prodeje pomoct s odbavováním poptávek. Anebo může jít o schránky typu [email protected], kam taky chodí poptávky, které je potřeba co nejrychleji zpracovávat.

A právě v tomhle je eWay-CRM Online super, protože se umí napojit na vícero účtů Microsoft 365 a e-maily ukládat automaticky, ať už má ten daný člověk puštěný počítač, nebo ne.

Velmi zajímavou novinkou v oblasti správy e-mailů je také možnost ukládat všechny e-maily, nejen ty od kontaktů, které jsou v CRM uloženy. Jak došlo k rozhodnutí tuto funkci rozšířit?

Při vývoji eWay-CRM se snažíme co nejvíce vycházet z přání uživatelů. A jedním z početných nápadů byla možnost ukládat do eWaye všechny příchozí e-maily bez ohledu na to, kdo je poslal.

V jakých situacích tuto možnost firmy využívají?

Některé firmy dostávají denně desítky i stovky poptávek, ale úspěšně končí jen procento nebo dvě. V takové situaci si samozřejmě ze všech poptávek nedělají kontakty, aby se jim e-maily párovaly. To ale zákonitě znamená, že takovým firmám unikala většina komunikace.

Druhý scénář se objevuje u některých našich klientů, kteří nepoužívají eWay jako CRM, ale jako takový jednoduchý helpdesk nebo tiketovací systém. To znamená, že potřebují monitorovat společnou schránku a všechny e-maily, které tam přijdou, si potom lidi rozebírají.

V praxi si tedy nastaví automatické sledování schránky typu [email protected] a všechny e-maily, které se objeví v doručené poště, se pak automaticky nahrají do eWay-CRM. Samozřejmě ve spojení s nějakým antispamem.

Lidi, kteří takovou schránku zpracovávají, si pak v eWayi přejdou do modulu E-maily a zprávy můžou rovnou řešit, naplánovat si něj úkol nebo ho delegovat, převést jej na příležitost, a podobně.

S automatickým ukládáním e-mailů se pojí také nové nastavení „ignorované domény“. Můžeš stručně popsat, jak to funguje?

Funkce "Ignorované domény” zajišťuje, aby se e-maily z vybraných domény do eWay-CRM neukládaly.

Firmy si tam mohou přidat vlastní firemní doménu nebo doménu účetní firmy, aby měly jistotu, že do CRM nikdo nebude ukládat potenciálně citlivou interní komunikaci.

Představme si teď, že ti přišel urgentní e-mail od klienta, uložil jsi ho do systému, ale potřebuješ ho ihned přeposlat kolegovi. Díky integraci eWay-CRM a Microsoft Teams můžeš poslat odkaz na e-mail v chatu během chvilky. Řekni mi, v čem je tohle řešení lepší, než když e-mail přepošlu v Outlooku?

Všichni to známe. Otevřu si Outlook a tam mám hromadu e-mailů, kterými se musím probrat. A když když je probírám, tak zjišťuji, že většina z nich jsou přeposlané e-maily od kolegů, nebo mě dávají do kopie. Relevantních e-mailů, ve kterých se ode mě něco očekává, je málo a mě to opravdu zdržuje takovou poštu procházet, protože si každý e-mail musím otevřít, přečíst, a pochopit, jestli se ode mě něco očekává.

S eWay-CRM tohle všechno odpadá, protože e-maily se ukládají z Outlooku do eWaye, a tam se třídí po e-mailu, po kontaktech, po příležitostech, projektech. A ve chvíli, kdy někoho potřebuji na e-mail upozornit, tak už mu ho nemusím přeposílat, a zahlcovat mu doručenou poštu. Přímo v preview panelu vedle otevřeného e-mailu kliknu na „Sdílet přes Teams“ a eWay mi automaticky vygeneruje do Teamsu odkaz na otevření položky, který kolegovi pošlu.

Přijde mi to daleko jednodušší a efektivnější než lidem kolem sebe spamovat mailboxy. A naši klienti nám to i potvrzují. Jsou rádi, protože s eWay-CRM si vyčistí inboxy.

Řekněme, že v Outlooku už nemáme žádné nepřečtené e-maily, a přesuňme se přímo do eWay-CRM Online. Tam řady drobných vylepšení doznal například pohled kanban, který možná dost uživatelů stále nevyzkoušelo. Dokážeš opět na nějakém příkladu vysvětlit, kdy může být kanban pro uživatele praktičtější než klasické zobrazení dat v gridech?

Kanban je jiný náhled na data, ve kterém se zobrazují data místo v řádcích seskupená do sloupců podle nějakého parametru. Třeba si vyjedu příležitosti seskupené podle stavů takže v každém sloupci vidím příležitosti, které se v daném stavu nacházejí.

Je to hodně podobné tomu, když si v seznamu seskupím data. Velkou výhodou je, že data jsou v tomto zobrazení hezky a přehledně tříděná. Uživatel vidí jednotlivé položky pod sebou a může je svévolně přetahovat. Ať už nahoru a dolů, a vyskládat si tak nahoru třeba příležitosti, které chce mít na očích, nebo rychle měnit jejich stav přesouváním do jiných sloupců.

Kanbany koneckonců používá i celá řada jiných nástrojů, jako je třeba Trello nebo Microsoft Planner. My jsme kanbany představili v minulé verzi a pořád je vylepšujeme.

Jedna z novinek, kterou jsme teď dodělali, je možnost přidávat si do štítků libovolná políčka. Sám si tak určím, jestli chci vidět ve štítku příležitosti Poznámku nebo svá vlastní uživatelská pole.

Novinek v eWay-CRM Online je daleko víc. Mě jako laika zaujaly nejvíc asi zdánlivě jednoduché a líbivé funkce, jako je integrace s ARES nebo zobrazení společnosti na Google Maps. Jaké další drobné nebo i větší vychytávky jsou ve verzi 8.1?

Na zobrazení adresy klienta na mapě se nás ptalo docela dost lidí. Hodně se ptali i po nějakém grafickém zvýraznění důležitých dat, takže teď třeba uživatelé uvidí plánovaný konec červeně, když je po termínu a zeleně před termínem. Přidali jsme ikonky k telefonním číslům a k e-mailům, aby bylo zřetelně vidět, že se jedná o akční prvek, na který mohou uživatelé kliknout a hovor přímo ze seznamu realizovat.

Velkou pozornost jsme věnovali také revizi a sjednocení položek v kontextovém menu, aby uživatel po kliknutí pravým tlačítkem viděl stejné možnosti v seznamu příležitostí, v kanbanu, nebo na home page eWay-CRM Online. Toto vylepšení možná není tak nápadné, ale věřím, že systém bude nyní ještě intuitivnější a uživatelsky přívětivější.

A pak si myslím, že velkou radost uživatelům udělá integrace s ARES, kterou jsme do eWay-CRM Online přidali, anebo možnost ukládat si uživatelské pohledy tak, jak jsou zvyklí z desktopové verze eWay-CRM.

Protože ty sám jsi známý tím, že se zajímáš o osobní rozvoj a zvyšování produktivity, tak bych se tě rád na závěr zeptal, jaká nová funkce ti v dosavadním používání verze 8.1 nejvíce usnadňuje život?

Nejvíc mě potěšila funkce klepnout pravým tlačítkem na úkol a odsunout ho na zítra. Nebo když máš pro dnešek hotovo, tak si přesunout zítřejší úkol na dnešek. Ale to se tak často neděje. (smích)