Dosáhnout vytčených cílů v podnikání je náročné a bez kvalitní strategie se neobejde. Chcete-li nastartovat váš byznys, je třeba připravit dokonalý akční plán. Dnes vám ukážeme, co všechno by měl obsahovat.
Klasické byznys plány jsou už dnes trochu přežité, takže pokud jej nepotřebujete pro banku či potenciálního investora, nemusíte psát desítky stran textu. Funkční alternativou je akční plán.
Ten by měl obsahovat cíle a vize, které jste si pro své podnikání stanovili, i strategii, jak jich dosáhnout. Aby byl plán úspěšný, musí obsahovat dostatek podrobností o vašich cílech a projektech včetně informací o potřebných zdrojích, bez kterých se neobejdete. Ať už finančních nebo lidských.
Jakmile váš plán sestavíte, zjistíte, že vám také usnadní týmovou spolupráci a umožní vedoucím týmů efektivně plánovat projekty a úkoly. Všichni ve firmě tak budou vědět, za co jsou zodpovědní, a pojedou podle plánu.
Jak tedy vytvořit byznys plán, který vás spolehlivě dovede k cíli?
1. Stanovte si své cíle a úkoly
Při vytváření akčního plánu je potřeba stanovit cíle, kterých chcete dosáhnout, aby vaše podnikání bylo úspěšné. Je nezbytné, aby všichni ve vašem týmu věděli, jaké jsou firemní cíle, a mohli vám tak pomoci je naplnit.
Začněte analýzou svého podnikání a zmapujte si, kam byste ho chtěli v příštích letech posunout. Aby se vám podařilo rozmotat celé klubko, přečtěte si náš článek Jak sníst slona, který vám pomůže získat ucelenou představu toho, jak vybudovat vaše podnikání a dosáhnout vašich cílů krok za krokem.
Výrazně vám může pomoci i metoda SMART, díky které dokážete lépe definovat dlouhodobé i krátkodobé cíle a jejich efektivní plnění. Později vaše cíle přetavíte na úkoly, abyste je mohli začít naplňovat.
2. Využívejte dostupné zdroje
Jedním z nejčastějších důvodů neúspěšných byznys plánů je, že zaměstnavatelé špatně odhadnou dostupné finanční a lidské zdroje, a mají pak tendenci delegovat nedostatečné nebo nadměrné množství úkolů. Při tvorbě vašeho plánu se tedy ujistěte, že jste dobře naplánovali svůj rozpočet a lidské zdroje.
Pokud si nejste jisti jak na to, postupujte podle metody RACI, kterou lze shrnout následovně:
- Responsible (Zodpovědnost) - Sestavte tým, který na úkolech bude pracovat.
- Accountable (Podpora) – Pověřte vedoucího týmu, který bude zodpovědný za úkoly a dodržování akčního plánu.
- Consult (Konzultace) - Určete člena týmu, se kterým mohou zaměstnanci jakýkoli úkol konzultovat před jeho provedením. Může to být finanční ředitel, marketingový manažer, a další vedoucí pozice, jejichž zkušeností mohou zaměstnanci pod nimi využít.
- Informated (Informace) – Rozhodněte, kdo má být při práci na projektech informován o důležitých rozhodnutích, o postupu plnění úkolů a či případném nedodržení termínů. Může to být vedoucí oddělení nebo seniorní člen týmu.
3. Vytvořte neprůstřelný seznam úkolů
Chcete-li, aby se váš byznys plán dařilo naplnit, doporučujeme vám vytvořit seznam úkolů s pracovníky odpovědnými za jejich dosažení včetně termínů, do kdy by měly být dokončeny. Úkoly lze řadit i podle priority, aby nedošlo k promeškání žádného důležitého termínu.
Seznam úkolů nemusí být nijak složitý – zpočátku může zahrnovat každodenní úkoly, jako je zaměstnání nové posily, vytvoření rozpočtu nebo práce na větším projektu. Pokud ale budete pečlivě spravovat i ty nejmenší podúkoly (třeba připravit smlouvu pro nového zaměstnance), pak vám nemůže nic uniknout.
4. Dejte vašemu plánu vizuální podobu
Jakmile budou všichni ve vašem týmu nebo oddělení vědět, jaké jsou vaše cílea jejich úkoly, kterými pomohou k jejich naplnění, můžete akční plán zpracovat vizuálně. Pomůže to udržet zaměstnance v kontaktu a zajistíte tak, že se všichni budou držet scénáře.
Zaměstnanci by v tomto dokumentu měli najít, kdo je odpovědný za splnění konkrétních úkolů, jako jsou vaše cíle a dostupné zdroje, a nezapomeňte také na termíny splnění. K datům by měli mít přístup všichni pověření zaměstnanci. Pohled na seznamu úkolů v grafické podobě vám pomůže snadno identifikovat úkoly, které je třeba aktuálně upřednostnit. Nikdo se tak nemusí neustále doptávat na dostupné informace.
Vizualizovat vaše cíle a úkoly můžete třeba na tabuli, nejefektivnější způsob vám ale v dnešní době nabídnou softwarové nástroje pro řízení projektů a úkolů.
5. Zajistěte aktivní účast vašeho týmu
Pro úspěch podniku je zásadní týmová práce. Zapojte klíčové specialisty vašeho týmu hned od začátku, aby vám mohli poskytnout zpětnou vazbu ke strategii a případně se zapojit do rozhodovacího procesu. Sedněte si se svým týmem, společně se podívejte na projekty, a promyslete, jak je realizovat.
Na meetingu můžete zorganizovat brainstorming a vyvolat tak vlnu nápadů, ze kterých si pak můžete vybrat ty, o kterých si myslíte, že pomohou vašemu podnikání dosáhnout úspěchu. Nikdy nevíte, který zaměstnanec může přijít s převratným konceptem, který posune vaši firmu dál.
6. Vše zařaďte do časové osy
Když dáte vašim úkolům i cílům reálné termíny, získáte skvělý pohled z ptačí perspektivy na váš akční plán. Každý úkol by měl mít sloupec, ve kterém je uveden termín splnění úkolu. Váš seznam si pak můžete rozdělit na jednotlivé měsíce. Mezi aktuálními úkoly se vám tak nebudou plést ty budoucí, které se vám naopak připomenou ve správný čas.
Do vašeho plánu se nebojte zahrnout zahrnout i cíle, kterých chcete dosáhnout třeba během příštích dvou až tří let. Když budou mít zaměstnanci na paměti i dlouhodobé cíle, budou při práci na současných úkolech směřovat k vaší budoucí vizi.
7. Naplánujte i následné kroky
Firma by měla mít promyšlené i způsoby, jak sledovat vývoj byznys plánu. Jako motivaci můžete vytvořit i dílčí cíle, jako je splnění úkolů, nebo vylepšení měřitelných KPI, a nabídnout třeba malé bonusy pro zaměstnance při dosažení úspěchů.
Je důležité vytvořit kroky a přijmout opatření, která zajistí, že všechny určené úkoly budou splněny a nikdo v týmu nebude zaostávat. Každý měsíc si pak s týmem sedněte a podrobně proberte vaše výkony.
Na schůzkách nezapomeňte ocenit práci úspěšných zaměstnanců, a nabídněte pomoc zaměstnancům, kteří mají problémy s dodržováním termínů.
Závěrem
Byznys plán není nic, co byste měli mít vytesáno do kamene. Musíte reagovat na problémy, které se průběžně objeví. Navíc může dojít ke změnám termínů nebo fluktuaci zaměstnanců, na které musíte být připraveni.
Každých šest měsíců svůj podnikatelský akční plán přezkoumávejte a aktualizujte, abyste mohli zohlednit změny, ke kterým mohlo na vašem pracovišti dojít, a sledujte průběžné naplňování vašeho plánu.
