Psaní obchodních dopisů je klíčové pro komunikaci s lidmi spojenými s vaším podnikáním. Abyste zaujali a dosáhli výsledků, musíte správně oslovovat adresáty, udržovat texty dopisů stručné a srozumitelné, používat profesionální tón a ověřovat si, že je váš dopis bez chyb.
Podívejte se na 5 tipů, které vám pomohou správně formátovat vaše obchodní dopisy.
Dobře napsaný obchodní dopis vám může pomoci zjednodušit a zrychlit komunikaci s klienty, partnery, či dodavateli. Psaní obchodní korespondence ale není tak jednoduché, jak by se mohlo zdát, a není to tak dávno, kdy bylo běžnou součástí středoškolských osnov.
V tomto článku se naučíte, jak formátovat obchodní dopisy, aniž byste absolvovali celý školní rok.
1. Základy formátování obchodních dopisů
Aby vaše obchodní dopisy působily profesionálně, používejte správné formátování. To zahrnuje několik klíčových prvků:
- Používejte standardní font, jako je Arial nebo Times New Roman, a ujistěte se, že velikost písma je snadno čitelná.
- Zahrňte záhlaví, které obsahuje název vaší společnosti, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu.
- Nezapomeňte na datum dopisu a adresu příjemce. Používejte formální oslovení jako "Vážený pane Nováku" nebo "Vážená paní Procházková" a v celém dopise používejte zdvořilý tón.
- Zakončení vašeho dopisu (včetně podpisu) by mělo podtrhnout profesionální tón celého dopisu.
2. Správné oslovení
Správné oslovování příjemce je důležitým prvkem psaní obchodní korespondence.
Jak už byl zmíněno, je důležité použít formální oslovení jako "Vážený pane Nováku" nebo "Vážená paní Procházková". Pokud neznáte pohlaví nebo jménu příjemce, použijte neutrální oslovení jako "Vážený pane / Vážená paní" nebo "Dobrý den”.
Pokud má příjemce titul, jako je "Ing." nebo "Mgr.”, můžete jej oslovit titulem namísto příjmení.
Nakonec se hlavně ujistěte, že jméno příjemce je správně napsáno a vyskloňováno. Správným oslovováním příjemce ukazujete respekt a profesionalitu ve vaší komunikaci.
3. Buďte struční a srozumitelní
Text dopisu pište stručně a srozumitelně, aby vaše zpráva byla pro příjemce pochopitelná.
Podívejte se, jak toho dosáhnout:
- Používejte krátké a jednoduché věty místo dlouhých a složitých.
- Rozdělte svůj text na krátké odstavce, a používejte nadpisy a odrážky, aby byl text přehledný.
- Držte se jednoho tématu na odstavec a ujistěte se, že každý odstavec logicky přejde do dalšího.
- Vyhýbejte se zbytečným slovům nebo frázím a zahrňte pouze informace, které jsou relevantní pro sdělení, které se snažíte předat.
4. Udržujte si profesionální tón
Při psaní používejte profesionální tón, aby váš obchodní dopis působil důvěryhodně.
Podívejte se, jak si vhodný tón udržet:
- Vyhýbejte se slangu nebo hovorovému jazyku. Držte se spisovné češtiny a vyhýbejte se neodbornému nebo příliš neformálnímu jazyku.
- Používejte pozitivní tón. I když píšete ohledně nějakého problému, snažte se zaměřit na pozitivní řešení situace namísto toho, abyste se soustředili na negativní aspekty.
- Buďte zdvořilí a vyhýbejte se konfrontačnímu stylu komunikace.
- Vyhněte se příliš květnatému jazyku nebo složitým větám. Mohlo by to odvést pozornost od stěžejního sdělení vaší zprávy.
- Pište sebevědomě. Ujistěte se, že váš dopis vzbudí dojem autoritativnosti a důvěryhodnosti. Váš příjemce bude mít důvěru ve vaše schopnosti a odbornost.
Pokud váš styl psaní působí profesionálně, vzbudíte v příjemci pozitivní dojem a důvěru ve vás i vaší společnost.
5. Dopis si zkontrolujte
Jakmile dopis dopíšete, zkontrolujte si jej po sobě. Každá chyba, kterou v textu necháte, by působila neprofesionálně.
Zde je několik tipů, jak si kontrolu textu zjednodušit:
- Mezi psaním a kontrolou textu si dejte pauzu, abyste si odpočinuli a k dopisu jste se vrátili s čerstvým pohledem.
- Přečtěte si dopis nahlas. Pomůže vám to odhalit chyby, kterých byste si jinak při tichém čtení nemuseli všimnout, a uvědomit si, že některé formulace mohou působit neohrabaně.
- Zkontrolujte si gramatiku a interpunkci. Ujistěte se, že jsou vaše věty gramaticky správné a že jste použili správnou interpunkci.
- Použijte nástroje na kontrolu pravopisu. Můžete použít kontrolu pravopisu zabudovanou v Microsoft Wordu, nainstalovat si Grammarly, nebo použít Hemingway. Pomůže vám to odhalit překlepy, které jste mohli přehlédnout.
- U obzvlášť důležité komunikace požádejte kolegu nebo kamaráda, aby dopis zkontroloval. Může odhalit chyby nebo najít prostor pro zlepšení, kterého jste si sami nevšimli.
Tím, že věnujete určitý čas kontrole vašeho obchodního dopisu, zajistíte, že bude bezchybný a bude působit profesionálně.
Závěr
Dobře napsaný obchodní dopis vám pomůže zjednodušit komunikaci se zákazníky a dalšími lidmi, kteří jsou spojeni s vaším podnikáním. Stačí následovat našich 5 tipů, a budete psát dopisy, které zanechají profesionální dojem a pomohou vám být efektivnější.
Závěrem jen připomeňme: nezapomeňte být při psaní dopisu struční a srozumitelní, udržovat si profesionální tón a před odesláním si dopis pozorně pročíst.
