10 jednoduchých tipů, jak udržovat CRM databázi čistou a aktuální

Podívejme se na některé zajímavé statistiky, které poukazují na důsledky zanedbávání kvality CRM databáze.

Podle společnosti Experian má 94 % firem podezření, že jejich data o zákaznících a potenciálních zákaznících obsahují nějaké nesrovnalosti. To pochopitelně vyvolává obavy o spolehlivosti rozhodování založeného na datech.

Další studie společnosti Gartner zjistila, že špatná kvalita dat stojí firmy v průměru 15 milionů dolarů ročně. I to přidává na důležitosti toho, proč by se podniky měly zabývat problematikou kvality dat, včetně CRM databáze.

V následujícím článku vám ukážeme 10 překvapivě jednoduchých tipů, jak udržovat CRM databázi čistou a aktuální.

Obsah:

1. Nastavte pravidla pro standardizaci dat
2. Pravidelné čištění dat v CRM
3. Zajistěte validaci dat při zadávání
4. Školení
5. Odměňujte zaměstnance za správné vedení databáze
6. Pravidelná kontrola zdrojů dat
7. Pravidelně zálohujte databázi
8. Nastavte pravidelné sledování ukazatelů kvality dat
9. Provádějte pravidelné revize správy dat
10. Používáte Outlook? Integrace s CRM vám pomůže se správou dat
Závěr

1. Nastavte pravidla pro standardizaci dat

Standardizace dat je klíčová pro dosažení dlouhodobě čisté a přesné CRM databáze. Zavedením jasných pravidel pro zadávání dat zajistíte konzistenci a zabráníte chybám způsobeným nejednotným formátováním.

Standardizace dat zahrnuje stanovení pravidel pro formátování jména, adresy, telefonního čísla a dalších relevantních informací v CRM systému.

Například adresy vyžadují konzistentní formátování. Rozhodněte se, jakým způsobem formátovat PSČ nebo zkratky států, zda budete používat zkratky nebo vypisovat názvy celé.

Podobně vyžadují standardizaci i jména. Například by mělo být specifikováno, zda se jako první zapisuje křestní jméno a pak příjmení, nebo naopak. Určete, zda mají být ve jménech zahrnuty tituly.

2. Pravidelné čištění dat v CRM

Aby byla data v CRM přesná a aktuální, je nezbytné provádět pravidelné čištění. To zahrnuje systematické procházení a odstraňování duplicitních, neúplných nebo zastaralých záznamů z databáze. Vytvořením plánu a přidělením zodpovědnosti členům týmu vytvoříte rutinní proces pro udržování čisté databáze v CRM.

Při používání CRM, které se integruje s Outlookem, využijte funkce, které usnadňují čištění dat. Využijte možnosti vyhledávání a filtrování k identifikaci duplicitních záznamů nebo zastaralých informací.

Důkladně si projděte každý záznam ve vašem CRM systému. Ověřte si přesnost a relevantnost kontaktních údajů, včetně jmen, adres, telefonních čísel a emailových adres. Aktualizujte jakékoli zastaralé nebo nesprávné informace, aby vaše informace o zákaznících byly aktuální.

Duplicity v CRM byste během čištění dat měli také objevit a odstranit. Využijte nástroje ve vašem CRM, které vám pomohou identifikovat duplicitní záznamy, a zajistěte tak jednotný a přesný pohled na každého zákazníka.

3. Zajistěte validaci dat při zadávání

Validace dat při zadávání slouží jako brána, která zajišťuje, že se přidávají pouze platné a spolehlivé informace. Proces validace pomáhá udržovat kvalitu dat v CRM, abyste se na ně mohli spolehnout při cílených marketingových kampaních, personalizované komunikaci či při reportingu.

Implementací předdefinovaných pravidel a kontrol validace můžete zajistit jednotné formátování a přesnost informací vložených do CRM systému. Tento proces slouží jako ochrana proti nesprávným nebo zavádějícím datům.

Příkladem je vytvoření nastavení pro uživatelská pole. Při vytváření nebo editaci položky pak bude CRM uživatele informovat o tom, které pole je povinné a které je nepovinné, nebo o tom, že pole není vyplněné ve správném formátu.

4. Školení

• Investujte do komplexního školení: Je důležité, aby vaši zaměstnanci věděli, proč je kvalitní CRM databáze důležitá. Takový výcvik nejenže zvýší jejich znalosti, ale také přispěje k tomu, aby aktivně přispívali ke trvalému zlepšování přesnosti dat.
• Zdůrazněte důležitost kvality dat: Je zásadní vysvětlit důležitost čisté databáze. Váš tým by měl chápat, jak mohou přesná data usnadnit efektivní marketingové kampaně, zjednodušit prodejní procesy a zlepšit komunikaci.
• Praktický výcvik v oblasti správy CRM dat: Další důležitou součástí školení by mělo být poskytování praktických znalostí o tom, jak správně zadávat a aktualizovat data v CRM. To zahrnuje výuku správných technik zadávání dat. Jedná se o dodržování standardizačních pokynů pro data, provádění kontrol validace a přijímání opatření k eliminaci duplicitních záznamů.
• Pravidelná školení: Nakonec zvažte organizaci pravidelných školení pro připomenutí. Mohou přispět k upevnění osvědčených postupů správy dat. Můžete je také pojmout jako příležitost, aby se tým seznámil s novinkami v práci s CRM, když vyjde nová verze nebo provedete změny v nastavení CRM systému.

5. Odměňujte zaměstnance za správné vedení databáze

Správné vedení firemní databáze může být někdy časově náročné a ne každý zaměstnanec tomu bude automaticky přikládat prioritu. Zavedení odměnového systému za čistou správu databáze může být účinnou motivací.

Nabídka odměn těm, kteří v tomto směru odvádí vynikající práci, pomáhá povzbudit odhodlání k lepší organizaci a přesnosti dat. Toto uznání zároveň vytváří kulturu zodpovědnosti ve firmě.

Je to proaktivní způsob, jak zdůraznit důležitou roli, kterou čistá data ve firmě hrají, a zároveň jak zvyšovat celkovou kvalitu a spolehlivost dat.

6. Pravidelná kontrola zdrojů dat

Pravidelná kontrola zdrojů dat je dalším tipem, jak udržovat čistá data CRM. Pravidelným přezkoumáváním a hodnocením spolehlivosti a důvěryhodnosti vašich zdrojů dat můžete identifikovat a řešit potenciální problémy, které by mohly ohrozit přesnost dat.

Začněte zkoumáním dat, která obdržíte od externích poskytovatelů. Ujistěte se, že zdroje jsou ověřené a dlouhodobě poskytují přesná a kvalitní data. Hledejte jakékoli náznaky nesrovnalostí, které mohou pocházet z těchto zdrojů.

Navíc může být užitečné dávat průběžně zpětnou vazbu partnerům, kteří vám poskytují data. Snažte se vytvořit takové nastavení, aby vám vždy sdělili jakékoli aktualizace, změny nebo potenciální problémy s daty, které by mohly nastat a ovlivnit kvalitu vaší databáze.

7. Pravidelně zálohujte databázi

Abyste udrželi vaší CRM databázi čistou a aktuální, nastavte pravidelné procesy pro zálohování dat. Vytvářejte kopie vašich dat v daných intervalech. Spolehlivé zálohy jsou zásadní v případě ztráty dat nebo jejich poškození.

Ztráta dat může nastat v důsledku selhání hardwaru, softwarových chyb nebo lidských chyb. Bez záloh je obnovení obtížné.

V případě ztráty dat nebo jejich poškození vám zálohy umožní vrátit se do předchozího stavu. Minimalizujete tím zásadní narušení vašeho podnikání a interakcí se zákazníky.

Ujistěte se, že jsou vaše procesy zálohování správně nakonfigurovány a zabezpečeny. Využijte šifrování pro ochranu dat. Pravidelně testujte proces obnovení, abyste zajistili jeho účinnost.

Je vhodné zvážit CRM, které vám ušetří práci s manuálními zálohami. Například v eWay-CRM automaticky běží zálohování dat do cloudu každý den.

8. Nastavte pravidelné sledování ukazatelů kvality dat

Pro udržování čisté a aktuální CRM databáze je důležité stanovit klíčové ukazatele kvality dat a pravidelně je monitorovat. Jedná se o jednoduché metriky, jako je úplnost dat, přesnost a konzistence, které vám ukážou oblasti, které je potřeba zlepšit.

Při monitorování ukazatelů kvality dat stanovte prahové hodnoty pro určení přijatelných úrovní – například v neúplnosti dat. Definujte, co znamená přijatelná úplnost, přesnost a konzistence vašich dat. Pokud některý z ukazatelů klesne pod stanovené prahové hodnoty, znamená to, že je potřeba přijmout nápravná opatření k rychlému řešení.

9. Provádějte pravidelné revize správy dat

Pravidelné revize správy dat zahrnují hodnocení účinnosti procesů a zásad správy dat, aby se zajistilo, že jsou v souladu s nastavenými pravidly a cíli.

Zhodnoťte, jak dobře váš tým dodržuje zavedené standardy a pokyny pro kvalitu dat. Přezkoumejte postupy zadávání dat, validační procesy a postupy údržby dat. Identifikujte případné nedostatky nebo slabá místa, která mohou ovlivňovat kvalitu a spolehlivost dat.

Pokud najdete oblasti, které je třeba zlepšit, proveďte nezbytné úpravy postupů správy dat. To může zahrnovat zpřesnění pokynů pro zadávání dat, aktualizaci validačních pravidel nebo vylepšení programů školení o kvalitě dat.

10. Používáte Outlook? Integrace s CRM vám pomůže se správou dat

Integrace CRM systému s Microsoft Outlookem přináší řadu výhod, které přispívají k čistší a spolehlivější správě dat. Tato integrace funguje jako most mezi dvěma oběma nástroji a zlepšuje kvalitu dat různými způsoby.

Díky synchronizaci informací, jako jsou kontakty, e-maily, schůzky a úkoly, přímo mezi aplikací Outlook a CRM systémem se výrazně snižuje možnost lidské chyby při zadávání dat. Nutnost ručního zadávání a přepisování dat mezi jednotlivými platformami se tak minimalizuje, což zvyšuje přesnost a konzistenci dat.

Při komunikaci se zákazníky se změny v údajích o zákaznících automaticky promítají do CRM. Tím se daleko spolehlivěji zamezuje neaktuálním informacím.

V neposlední řadě tato harmonizace mezi aplikací Outlook a systémem CRM podporuje lepší přijetí ze strany uživatelů. Když týmy vidí jednoduchost a přínos integrovaného systému ve známém rozhraní Outlooku, je pravděpodobnější, že budou CRM plně využívat. Výsledkem jsou pak lépe udržovaná a čistší data v CRM.

Závěr

Na závěr je třeba říci, že udržování čisté a aktuální CRM databáze není jen dobrá praxe, ale přímo klíčový aspekt, pokud chcete z vašeho CRM systému dostat maximum. Pokud jste se doteď nevěděli, jak ideálně udržovat CRM databázi, nyní máte k dispozici praktické pokyny, ze kterých můžete vycházet.

Implementováním 10 tipů uvedených v tomto článku můžete zajistit, že vaše data zůstanou cenným aktivem, které posílí schopnosti vašeho podniku.