Řízení projektů je pro GRANTEX jednodušší po přechodu z Excelu na eWay-CRM

Jednou ze služeb, které nabízíte, je pomoc firmám s čerpáním dotací. Žádost o dotaci musí být pro laiky náročný projekt. Předpokládám, že o tuto službu je tedy velký zájem.

Určitě, o dotace je zájem obrovský. V poslední době se počet dotačních programů zvyšuje a s tím, jak rostou ceny materiálů a energií, se firmy poohlížejí po způsobech, jak snižovat náklady. A dotace jsou jeden z výborných nástrojů, jak toho dosáhnout. Většina firem při tom ale naráží na to, že proces získání dotace je složitý, a tak se obrací na firmy, jako je ta naše, abychom jim s dotacemi pomohli.

Jak dlouho pomoc s dotacemi nabízíte?

Od konce roku 2012, takže v prosinci to bude přesně 10 let. Ostatní služby, jako je daňové poradenství, pojištění, nebo právní služby, jsme začali nabízet poslední 2 až 3 roky. Dotace tak byly zároveň i iniciátor přechodu na CRM systém, protože když se k nám ostatní divize připojovaly, už jsme na implementaci eWay-CRM pracovali.

Jak jste spravovali firemní kontakty a žádosti o dotace předtím, než jste začali používat eWay-CRM?

Do té doby jsme téměř všechno udržovali v Excelu. Snažili jsme se ho využívat tak, abychom dosáhli alespoň nějakého elementárního sdílení informací a automatizace, ale už 2 roky předtím, než jsme eWay-CRM implementovali, jsme cítili, že nás Excel hodně brzdí.

Stále častěji se nám stávalo, že jsme nebyli schopni dobře sdílet informace, což se pochopitelně negativně projevovalo při komunikaci s klienty. To byl také hlavní důvod, proč jsme se rozhodli přejít na CRM systém. Potřebovali jsme mít informace na jednom místě, abychom byli schopni k nim všichni v jeden okamžik přistupovat a mít je snadno k dispozici.

Měli jste nějaké specifické požadavky pro výběr CRM systému?

První ze základních požadavků byla co největší míra automatizace. Pak pro nás bylo důležité, aby byl přechod od práce s Excelem na nový systém pro naše kolegy co nejjednodušší, protože každá změna tohoto typu pro ně sebou krátkodobě bohužel přináší dodatečné nároky.

Hledali jsme proto řešení, které bude co nejjednodušší na ovládání, a obsáhne co nejvíce funkcí, které naši zaměstnanci používají, aby nemuseli utíkat z jednoho systému do druhého. A chtěli jsme také, aby CRM bylo dostupné z počítače, telefonu i pro vzdálený přístup z webu, když zrovna někdo není na pracovním počítači, aby byl schopen se do systému dostat i tak.

Bylo pro vás důležité, že je eWay-CRM součástí Outlooku?

Byl to jeden z klíčových aspektů našeho rozhodování. V naší firmě jsme zvyklí na kancelářský balík Microsoft 365, a když se objevila možnost ho propojit se CRM systémem, tak eWay-CRM získala obrovskou výhodu oproti ostatním systémům, ze kterých jsme vybírali .

Pak pro nás bylo důležité také to, aby dodavatelem systému byla česká firma. Máme už zkušenosti s řadou systémů, a u některých zahraničních jsme narazili na problémy s komunikací. Takže pro nás bylo výhodou, že eWay System je česká firma, s českým managementem, a českou podporou.

Jak jste přišli na eWay-CRM?

O systému jsme se dozvěděli od jednoho z obchodních partnerů v našem byznysu, který pracuje s velmi podobným zaměřením svých služeb a systém eWay-CRM používal. Díky němu jsme zjistili, že vedle klasických funkcí CRM systému obsahuje i modul pro řízení projektů. To byl pro nás další klíčový benefit, že jsme schopni celý projekt odřídit v rámci eWay-CRM.

Jak s projekty v eWay-CRM pracujete?

Projekty nám pomáhají hlídat termíny a řídit úkoly. A díky workflow mechanismům, které jsme si upravili podle potřeby, máme zase skvělý přehled o tom, v jakém je projekt stavu. Využíváme 4 typy workflow, které postupně prochází celým životním cyklem dotačního projektu od jeho přípravy až po finální vypořádání tzv. fáze udržitelnosti, která zpravidla končí finálním ověřením dodržení účelu projektu po celou dobu této fáze.

Rozumím. Takže v poslední fázi je potřeba ověřit, že je dotace využívaná správně?

Přesně tak. Každého poskytovatele dotací po proplacení peněz zajímá, jestli daný projekt účel dotace skutečně naplní. A to se sleduje v rámci toho období udržitelnosti, které trvá v průměru od 3 do 5 let.

A jak to máte se získáváním zakázek? Používáte modul příležitosti?

Příležitosti samozřejmě používáme. Zrovna nedávno jsme navíc dokončili automatizované propojení eWay-CRM s našimi webovými stránkami. Ty jsou pro nás klíčovým nástrojem pro sbírání a generování leadů, protože se na ně snažíme směrovat veškeré marketingové aktivity. Chceme tedy, aby se nám v eWay-CRM automaticky vytvářely příležitosti poté, co klienti vyplní poptávkový formulář.  Před zavedením tohoto prvku automatizace jsme totiž převáděli poptávky na příležitosti ručně.

Problém ale není v samotném úkonu. Víme, že v eWay-CRM se pravým tlačítkem e-mail snadno převede na příležitost. To by nám až tak nevadilo a mohli bychom v tom klidně pokračovat. Potřebovali jsme hlavně vytvořit oboustranný můstek pro automatizované vyhodnocování marketingových aktivit a práci s Google Analytics.

Máte u příležitostí nastavené vlastní workflow podobně jako u projektů?

Ano, máme na nich 3 typy workflow. Rozlišujeme příležitosti typu poptávka, nabídka a námět. Nabídky používáme, když se někoho snažíme sami oslovit, a námět jsme si vytvořili jako interní typ příležitostí pro sledování cross-sellingu a jeho úspěšnosti.

Využíváte k organizaci také modul docházka?

V minulosti jsme s evidencí času na zakázkách pracovali velmi komplikovaně právě pomocí Excelu. Až eWay-CRM nás motivovala s těmito daty začít pořádně pracovat. Jsme firma, která prodává svůj čas, takže je dobré vědět, na jakých zakázkách zaměstnanci pracují a kolik na nich stráví času.

Jedinou nevýhodou je, že musíte velmi bedlivě kontrolovat, že kolegové s docházkou správně pracují. Nejčastější překážkou pro ně bylo, že na to musí myslet a přináší to dodatečnou administrativní zátěž. To se ale zlomilo, když viděli, že to má reálné výstupy, které jim ve finále pomáhají.

Díky těmto datům jsme dnes schopni daleko přesněji vyhodnocovat cenové nabídky, odhadovat kapacity našich zaměstnanců, a zjistit tak, jestli si můžeme danou zakázku dovolit přijmout, jestli klientovi můžeme slíbit nějaký termín dodání, nebo jestli nepotřebujeme nové kolegy.