Organizace kontaktů je noční můra každého z nás. Telefon, Outlook nebo vizitkovník jsou jednoduchá a praktická řešení. Ale ve chvíli, kdy potřebujeme firemní kontakty třídit, nebo dohledat starý e-mail, profesionální nástroj může ušetřit spoustu času.
Jak víme, čas jsou peníze. Když nemůžete najít kontakt na dodavatele, a desítky minut hledáte ztracenou vizitku, starý e-mail, nebo nemůžete najít kontakt v telefonu kvůli překlepu, můžete rovnou počítat zbytečné náklady. Ano, zdá se to jako malichernost, ale každá minuta, kterou můžete využít efektivněji se počítá.
Obzvlášť, když existuje řešení, které vás nemusí stát ani korunu - CRM systémy, díky kterým najdete i roky starý kontakt během chvilky.
CRM v Outlooku
Ideální řešení se samozřejmě nepozná jen podle toho, že je zdarma. Pokud používáte Microsoft Outlook, nejspíš v něm při vyřizování e-mailů a podobně trávíte značnou část pracovního dne. Mít CRM systém zabudovaný přímo v Outlooku tak dává perfektní smysl. Nemusíte neustále přepínat z jedné aplikace do druhé. Integrované řešení, jako je eWay-CRM, je pro uživatele pohodlnější a intuitivní práci se systémem v dobře známém prostředí Outlooku si tak užijete od samého začátku.
Namísto chaotického listování vizitkovníkem si v eWay-CRM stačí firemní kontakty vyfiltrovat nebo kategorizovat a to, co hledáte, najít doslova v řádu vteřin. Jakmile kontakt najdete, přichází na řadu to nejlepší. Najdete u něj doslova vše, co potřebujete. Poznámky z jednání, dokumenty nebo e-maily, které se mohou ke kontaktu nahrávat automaticky, kdykoliv vám přijde e-mail od daného kontaktu. Navíc je vše opravdu jednoduché a intuitivní.
První kontakty
Uživatelé eWay-CRM ukládají firemní databázi do přirozeně propojených modulů kontakty a společnosti. Jak už názvy napovídají, kontaktem je každá fyzická osoba, a ty se jednoduše ukládají do společnosti, ve které pracují.
Pokud jste zrovna nezačali podnikat, určitě už máte vlastní databázi kontaktů. V takovém případě bude nejpohodlnější si vaše kontakty do eWay-CRM naimportovat hromadně. Z Outlooku nebo z Excelu.
Import kontaktů z Microsoft Outlook
Vzhledem k tomu, že svět Microsoftu a eWay-CRM je skutečně provázaný, není žádným překvapením, že hromadný import kontaktů z Outlooku je až neuvěřitelně jednoduchý. Stačí v Outlooku kontakty označit, kliknout na ně pravým tlačítkem a vybrat Uložit do eWay-CRM.
TIP: Kromě jednorázového importu můžete také aktivovat možnost automatické synchronizace kontaktů mezi Outlookem a eWay-CRM.
Import kontaktů z Microsoft Excel
Pokud nemáte vaše kontakty v Outlooku, ve všech ostatních případech si můžete připravit data v Excelu a jednoduše je nahrát do eWay-CRM. Díky průvodci importem dat z Excelu si svá data přenesete opravdu jednoduše. Ale není žádnou ostudou využít výukové video, které import popisuje podrobně.
Poté, co si do eWay-CRM naimportujete vaše firemní kontakty, jistě nebude dlouho trvat, a budete si potřebovat uložit i váš první nový kontakt. To můžete udělat dvěma způsoby. A oba jsou velice jednoduché.
Vytvoření kontaktu z e-mailu
Přišel vám e-mail od nového potenciálního dodavatele? Není nic jednoduššího než kliknout pravým tlačítkem na e-mail ve schránce Outlooku a vybrat možnost Převést na kontakt. Otevře se karta nového kontaktu s předvyplněným jménem, stačí tedy jen doplnit existující společnost nebo stejným způsobem vytvořit novou, doplnit případně další známé údaje a uložit.
Ruční vytvoření kontaktu
Základní způsob vytvoření nového kontaktu vede přes tlačítko Nový na záložce eWay-CRM na hlavním pásu karet v Outlooku. Ruční vytvoření kontaktu je ideální volbou během telefonického rozhovoru nebo během schůzky s klientem.
Konec hledání jehly v kupce sena
Teď, když máte své kontakty v eWay-CRM, je na čase si ukázat první výhody tohoto řešení. S přibývajícími kontakty je například čím dál složitější dohledat, co hledáte. Jak se tedy hledání jehly v kupce sena jednou pro vždy zbavit?
Řazení a filtrování
Jestliže máte stovky nebo dokonce tisícovky kontaktů, pravděpodobně si je nebudete všechny pamatovat jménem. Abyste našli koho hledáte, pomůže vám si seřadit, vyfiltrovat nebo seskupit kontakty na základě různých parametrů. V eWay-CRM si tak můžete najít třeba pouze zaměstnance konkrétní firmy, nebo všechny nákupčí z Plzně, kontakty, které jste dlouho neoslovili, a podobně.
Na vytvoření podobných tabulek velmi šikovní uživatelé Excelu obvykle vynakládají obrovské úsilí. S eWay-CRM Free je to bez práce a stejně jako v Excelu, i zde si můžete vytvořit vlastní pole a u kontaktů evidovat data dle vlastních specifických parametrů.
Kategorie
Druhou a jednodušší možností, jak kontaktům přiřadit specifické parametry, jsou kategorie. Díky nim můžete klienty, dodavatele i další kontakty dělit například podle oborů, teritorií a podobně.
Vše potřebné na jednom místě
A to nejlepší na konec. Když máte kontakty zorganizované a vždy najdete snadno a rychle, koho hledáte, je na čase kontakt otevřít.
Pod kontakty i společnostmi máte vše potřebné na jednom místě. Zatímco u společnosti evidujete například veškerý obchod či rozpracované projekty, u konkrétních kontaktů vás bude zajímat hlavně historie komunikace.
E-maily
Prohledávání e-mailové schránky patří mezi jedny z největších žroutů času. V Outlooku sice lze e-maily všemožně filtrovat, ale není nic jednoduššího, než si otevřít kontakt a projít si pouze relevantní komunikaci.
E-maily můžete ke kontaktům ukládat manuálně nebo si ukládání nastavit automaticky. Podívejte se sami, jak je to snadné.
Deníky
Deníky v eWay-CRM slouží k zápisům ze schůzek, telefonních hovorů a podobně. Rozhodně se tak už nebude stávat, že byste si při jednání zapsali poznámky na papír, který pak nebudete moci najít nebo prostě ztratíte. Všechny záznamy máte hezky po ruce seřazené podle data nebo důležitosti.
Dokumenty
Smlouvy, kalkulace, fotodokumentace provedených prací, zkrátka jakékoliv potřebné dokumenty potřebujete, můžete ukládat přímo ke kontaktům. Stejně jako starší e-maily je tak nemusíte hledat v historii, ale vždy je najdete u příslušného kontaktu.
Odrazový můstek
Organizace firemních kontaktů je dobrý začátek na cestě k efektivnímu řízení firmy s pomocí CRM systému. Díky eWay-CRM v Outlooku můžete první krok udělat zcela zdarma. Postupně si můžete všimnout, že u kontaktů a společností můžete také evidovat celé obchodní příležitosti, v nich pak zase úkoly a tak dále.
Zároveň s tím, jak rostou vaše zkušenosti s eWay-CRM, roste i systém s vaší firmou. V případě, že po čase užívání eWay-CRM Free zjistíte, že byste například rádi začali používat v eWay-CRM pro Outlook jako nástroj pro řízení projektů a e-mail marketing, nebo byste váš systém rádi propojili s vaším účetním systémem, webem a podobně, upgrade na eWay-CRM Premium je velice jednoduchý a plynulý.
