Společnost Microsoft představila pro malé a střední podniky nové CRM řešení – neboli Outlook Customer Manager (OCM). Tento nový produkt je nástupcem již známého a zastaralého produktu Microsoft Business Contact Manager. V tomto článku se seznámíme se silnými a slabými stránkami tohoto nového Microsoft produktu a porovnáme ho s naší eWay-CRM.

Nástupce Business Contact Manager

OCM je jako doplněk aplikace Microsoft Outlook dostupný pouze pro předplatitele Microsoft Office 365 Business Premium. Umožňuje uživatelům vytvářet a spravovat kontakty, společnosti, organizace a příležitosti. Můžete si také naplánovat a sledovat své schůzky, telefonní hovory a přikládat soubory. OCM však nedisponuje funkcemi pro podporu obchodních procesů a vytváření manažerských reportů či výstupů.

Většina SMB potřebuje pro úspěšný obchodní proces tyto následující funkce:

• Práce s kontakty
  Uživatelé potřebují jednoduché řešení pro ukládání obchodních kontaktů a sledování jejich aktivit, jako jsou hovory, e-maily a schůzky apod.
• Řízení projektů a úkolů
  Každý projekt se skládá z velkého počtu úkolů, které je potřeba si zapamatovat a v určitém okamžiku je začít plnit. Je velmi užitečné mít propojené také následné úkoly s projekty, pro snadnější sledování.
• Emailová integrace
  Lidé rádi posílají e-maily přímo ze CRM. Organizují si tím tak své kontakty a projekty. Pro každého uživatele CRM je toto velice důležitá funkce.
• Zabezpečení uložených dat.
  Požadujte zabezpečení svých dat, aby nedošlo k jejich ztrátě. Technická podpora by neměla být nutností, jelikož většina malých a středních podniků chce ušetřit na podpůrných nákladech.
• Podpora vlastního workflow.
  CRM musí pokrývat všechny obchodní procesy. Každá společnost má své vlastní sales pipeline, které by mělo být integrované do CRM. (Přečtěte si také článek Jak může „Hodnota Příležitosti“ přispět Vašemu obchodnímu pipeline v eWay-CRM)
• Funkce hromadné korespondence.
  Poskytuje možnost rychle vytvářet seznam kontaktů, odesílat personifikované e-maily a získávat zpětnou vazbu.

Nyní můžeme porovnat OCM s eWay-CRM, jestli vyhovuje všem těmto výše uvedeným požadavkům.

Práce s kontakty

Váš první krok v každém CRM bude pravděpodobně nastartování modulu Kontakty – Modul Kontakty je místo, kde jsou uložené veškeré důležité informace o zákazníkovi. V OCM, uživatel pracuje pouze s kontakty v aplikaci Outolook. Uživatelé v OCM mohou přidat novou společnost a propojit ji s jakoukoliv aktivitou (např.: e-maily, telefonními hovory, poznámkami) a tím je toto vzájemné působení pro všechny uživatele OCM více konzistentní a transparentní.

Nový kontakt můžete vytvořit jak manuálně, tak z příchozích e-mailů. Tato metoda Vám umožní si vytvořit seznam kontaktů společnosti, ale už nemůžete uživatelům omezit přístup k určitému kontaktu - všichni členové prodejního týmu tak mají přístup k celému seznamu všech kontaktů.

eWay-CRM usnadňuje správu kontaktů a to pomocí specializovaného modulu Kontakty, jehož součástí jsou přehledy ve formě tabulek, jejichž vzhled si můžete přizpůsobit podle požadavku. Modul Kontakty najdete v eWay-CRM na hlavním pásu karet, společně s ostatními moduly. Přístupová práva ke kontaktům můžete pro každého člena týmu nastavit zvlášť, dle pozice v týmu.

OCM zobrazuje všechny činnosti vztahující se ke kontaktu skrze e-mail, na panelu pro čtení a nebo ve vyhledávacím poli v aplikaci Outlook. Používáte-li eWay-CRM, můžete vidět všechny aktivity, týkající se konkrétní společnosti, v modulu Společnosti. V případě, že je kontakt propojen se společností, všechny kontaktní údaje jsou propojeny automaticky, což Vám umožní vidět přehled celé komunikační historie a tím ji mít kdydkoliv po ruce.

V eWay-CRM můžete vyhledávat informace v libovolném sloupci tabulky pomocí filtrů. Když budete různě kombinovat s filtry jednotlivých sloupců, získáte tak přesnější výsledky vyhledávání. OCM má pouze globální vyhledávání, které je založené na aplikaci Outlook, jehož použití je obtížnější hlavně ve chvíli, kdy potřebujete do vyhledávání zadat složitější dotaz. eWay-CRM umožňuje filtrovat a seskupovat data podle vaší potřeby. Můžete také použít vestavěné filtry pro nejpoužívanější přehledy (např. Příležitosti podle stavů, Zpožděné Příležitosti, Příležitosti bez dalšího kroku atd.)

Řízení projektu a úkolu

Aplikace CRM pracují se zákazníky a pomáhají jim s řešením vnitřních obchodních procesů. OCM používá vestavěné úkoly, které jsou součástí aplikace Outlook, k vytváření, sledování a přidělování úkolů ostatním členům týmu. Kalendář v aplikaci Outlook můžete použít pro vytváření schůzek nebo pro časově kritické úkoly, přidáním externích zákazníků jako tzv. “účastníky”.

V OCM můžete označit úkoly, jejichž termíny splnění již uplynuly, nebo také označit důležité, nezodpovězené e-maily, a to pomocí oznámení v sekci “Dnes”. V OCM nenaleznete možnost nastavení flexibilních prodejních cílů nebo dílčích projektů v Příležitosti. Můžete pouze nastavit částku příležitosti, prioritu, datum ukončení a fázi, ve které se příležitost nachází.

V eWay-CRM můžete sledovat projekty se svými zákazníky – např.: dodávka produktu nebo služby. Funkce, které projekty v sobě mají, jsou také vhodné pro řešení problémů v rámci podpory zákazníků. Pomocí workflow schémat a jejich funkcí můžete nastavit Vaše obchodní procesy a nechat eWay-CRM tuto vytvořenou agendu zautomatizovat.

V OCM můžete sdílet informace o příležitostech se svým prodejním týmem. Členové týmu mohou pomáhat jeden druhému, i v případě, kdy zrovna manažer, zodpovědný za danou příležitost, není dostupný. Není však možné rozdělit svůj prodejní tým na malé skupiny a tyto skupiny přidělit konkrétnímu zákazníkovi pro zefektivnění celé spolupráce.

Integrace Emailu

Chcete-li se vyhnout nezodpovězeným e-mailům a tím pádem i znepokojeným zákazníkům, měli byste propojit všechny činnosti týkající se daného zákazníka s jeho kartou v modulu Kontakty. Můžete také vytvořit nový kontakt z právě příchozího emailu. Toto je velmi jednoduché jak pro eWay-CRM, tak pro OCM: Stačí jen kliknout na tlačítko Přidat jako kontakt v okně kontaktu v OCM, pak vybrat požadovanou společnost a zadat chybějící detaily, které OCM nenalezl. E-mail je možné uložit do databáze OCM, aby se zamezilo ztrátě dat (pokud uživatel odstraní zdrojový e-mail).

OCM přidá nově vytvořená pole do e-mailu v aplikaci Outlook, zároveň i do modulu Kontakty, takže snadno získáte přehled komunikace. eWay-CRM touto funkcí ještě nedisponuje.

Zabezpečení ukládaných dat

Jelikož systémy CRM uchovávají všechna firemní data, je velmi důležité, aby tato data byla opravdu dobře zabezpečena a uložena.

OCM je malou součástí aplikace Outlook, takže nemá svou samostatnou databázi. Data jsou uložena v cloudu Office 365. Microsoft Cloud omezuje zálohu a uložená data, protože proces je jednotně standardizován.

eWay-CRM běží převážně v Cloudu nebo Vám může být nainstalována na lokální server(y) podle požadavků zákazníka. V období, kdy hackeři publikují ukradené fotky z iCloud, či jiných událostí, týkající se služby Cloud, může být doslova „fajn“ mít data uložená v bezpečí pod firemními křídly.

Všechny e-maily a dokumenty uložené v eWay-CRM jsou kopírovány (z aplikace Outlook do databáze CRM). V případě, že uživatel odstraní e-mail / dokument z aplikace Outlook, automaticky zůstane v databázi eWay-CRM.

Softwarové přizpůsobení

Každý podnik je jedinečný. CRM software musí mít tu schopnost být dostatečně natolik flexibilní, aby byl schopný vyhovět požadavkům každého podniku.

OCM umožňuje přidání několika vlastních polí na kartu kontaktu. Nabízí také samostatný panel úkolů, který dokáže zobrazit vlastní informace o příležitostech a kontaktech. OCM ale nenabízí vytvoření vlastního sales pipeline, který je důležitý pro vícestúrovňové a časově se rozšiřující příležitosti.

S eWay-CRM můžete vytvářet mnoho typů vlastních polí (text, číslo, rolovací menu, datum, vztah, checkbox, poznámka). Vlastní pole můžete umístit ve kterémkoliv dialogovém okně za pomocí funkce Návrh formuláře.

Marketingové kampaně a hromadná pošta

Malé a střední podniky potřebují nástroj k vytváření marketingových kampaní, které podnikům umožňují zůstat se svými zákazníky v kontaktu.

OCM umožňuje zasílat samostatné nebo hromadné e-maily z Vaší vlastní e-mailové adresy. Tento přístup Vám však nedoporučujeme využívat pro marketingové e-maily, protože prostřednictvím internetových e-mailových systémů, budete okamžitě označeni jako „Spameři“.

eWay-CRM vám nabízí profesionální marketingový modul, který Vám umožňuje vytvářet marketingové kampaně a zasílat hromadné e-maily použitím nástroje třetích stran, který zajistí, že vaše e-maily budou včasně a bezchybně doručeny. Také můžete používat systém sledování kliků, kde je použita neindexovaná metrika nebo počty kliků a dojmů. Také můžete propojit svou kampaň s Google Analytics a získáte tak kompletní statistiky a vyhodnocení efektivity své marketingové strategie.

Ceny a požadavky

OCM je k dispozici zdarma pro členy Microsoft Office 365 Premium. Nižší verze již neobsahují funkci OCM. Od začátku roku 2017 je OCM dostupný i pro iOS.

eWay-CRM je dostupný ve 2 verzích:

• Free – Tato verze je navržena pro samostatné uživatele a její součástí je prostor 200 MB v Cloud.
• Premium – Pronájem nebo Nákup (dle aktuálního ceníku). Tato verze je pro ty, kteří potřebují sdílet data s dalšími uživateli, používat mobilní aplikaci nebo potřebují více než 200 MB prostoru.

Můžete buďto využít 10 GB úložného prostoru v cloudu nebo na svém vlastním serveru Windows. Můžete použít i eWay-CRM v systému Android nebo iOS, abyste měli produktivitu v pohybu.

Srovnávací tabulka a shrnutí

Nyní již znáte všechny silné a slabé stránky Microsoft OCM v porovnání s eWay-CRM a můžete se rozhodnout. Funkce produktu můžete vidět v tabulce níže:

Začněte s Free 14 dní zkušební verzí a vyzkoušejte si eWay-CRM ve svém podniku. V případě, že máte jakékoliv otázky nebo chcete získat online demo ukázku, neváhejte kdykoliv kontaktovat náš prodejní tým.