Konec složitého spravování oddělených databází díky Pohoda Connectoru

Účetní software Pohoda patří mezi nejpopulárnější řešení pro malé a střední firmy v České republice. I skvělý účetní software však potřebuje určitá vylepšení, pokud firma potřebuje například zpřístupnit některá data svým obchodníkům, aniž by jim musela dávat přístup do účetnictví. Pokud by potřebná data měli k dispozici třeba přímo v Outlooku, jistě by jim to ušetřilo hromadu práce.

Pohoda patří k nejrozšířenějším účetním nástrojům u nás a svoji popularitu si soustavně buduje už od roku 1993. Od té doby si dokázala získat přízeň tisíců firem. Microsoft Outlook je samozřejmě ve firemním prostředí ještě rozšířenější a tisícovky zaměstnanců se v něm pohybují po značnou část pracovní doby. Softwarová řešení, která jsou integrovaná v Outlooku jsou tak pro firmy velice efektivní. Zaměstnanci se učí pracovat s takovým softwarem daleko rychleji, vzhledem k tomu, že jim je prostředí Outlooku dobře známo.

Stejně jako účetní potřebují Pohodu, tak obchodníci, projektoví či marketingoví manažeři většinou využívají ke své práci CRM systém. Správa oddělených databází účetního a CRM systému, ale v určitých aspektech managementu firmy může někdy přinášet více škody než užitku. Mezi nejčastější problémy patří duplicitní zadávání dat a nedorozumění mezi zaměstnanci.

Firmy, které kromě Pohody používají také Outlook, ale mohou tyto dvě databáze efektivně sjednotit. Efektivní řešení nabízí eWay-CRM, která otevírá nové možnosti komplexního CRM systému přímo v Outlooku.

Jaké jsou výhody propojení Pohody s eWay-CRM?

Propojení Pohody s eWay-CRM přináší řadu výhod, které pomáhají šetřit lidem spoustu času.

1. Synchronizace zákazníků a dodavatelů

• Společnosti a kontakty se mezi Pohodou a eWay-CRM pravidelně synchronizují oběma směry, takže se údaje o novém zákazníkovi v Pohodě objeví po vytvoření v eWay-CRM automaticky. Odpadá tedy nutnost neustále vkládat firmy a kontakty ručně do obou systémů a přitom zaměstnanec stále pracuje v Outlooku.

2. Synchronizace faktur, objednávek a nabídek

• Faktury, objednávky a nabídky se automaticky synchronizují z Pohody do eWay-CRM a odpadá nutnost jejich přeposílání mezi zaměstnanci a ručního vkládání do CRM. Eliminuje se tak riziko, že by některé faktury zůstaly v rámci komunikace nepovšimnuty a mnohdy tak neuhrazeny.
• V eWay-CRM jsou pak všechny doklady k dispozici na kartě každé společnosti či projektu s možností podívat se i na jednotlivé položky. Nechybí ani možnost zkontrolovat, zda byla faktura již uhrazena nebo se na platbu stále čeká.
• eWay-CRM funguje offline a synchronizace faktur i objednávek probíhá obousměrně. Obchodník tak může doklad vytvořit přímo na místě u zákazníka. Jakmile se připojí k internetu, Pohoda Connector jej automaticky uloží do účetnictví.

3. Synchronizace zásob a ceníků

• Výhodou časté synchronizace je, že zaměstnanci mají v CRM vždy aktuální ceníky produktů, a to dokonce i offline. Díky tomu se obchodníkům nestává, že by během jednání klientovi nabídli neaktuální cenu produktu. S touto jistotou si mohou dovolit nabídnout i slušnou slevu.
• Ceny a slevy lze spravovat individuálně i ve skupinách. Díky tomu lze vést plnohodnotné jednání skutečně s každým zákazníkem přímo v terénu.

Reporting a notifikace

Kromě synchronizace dat obou systémů je velkou výhodou možnost vytváření reportů a notifikací na základě těchto dat. Obchodníci mají k dispozici statistiky prodeje i bez přístupu do Pohody, což jim může pomoct v následujících situacích:

• Obchodník snadno zaregistruje, že klient má nezaplacenou fakturu a vezme tuto skutečnost v úvahu před uzavřením nové objednávky. Existuje také možnost nastavení automatických připomenutí nezaplacených faktur.
• Na základě statistik může obchodník seřadit klienty podle obratu, vybrat ty pro firmu nejvýznamnější a např. jim poslat vánoční dárky, kterých je omezené množství a není možné je zaslat všem klientům.
• Ze statistik lze také vypozorovat, když zákazník přestane objednávat určitý druh zboží, a reagovat na to.
• Všimne-li si obchodník ve statistikách úbytku měsíčního příjmu od určitého zákazníka, může to znamenat, že jej lanaří konkurence a obchodník i na tuto skutečnost může reagovat.

eWay-CRM je systém, který nabízí velice flexibilní možnost nastavení a jeho další funkce CRM pokrývají pestrou škálu potřeb firmy. Při využití Pohoda Connectoru se v praxi možnosti obou systémů rozšiřují a díky eWay-CRM jsou potřebná data k dispozici i offline. Proč tedy nevyužít potenciálu tohoto dynamického dua k maximální efektivitě v podnikání?