Jak zamezit tomu, aby dva obchodníci odpověděli na stejnou poptávku

Trapnou situaci, kdy dva obchodníci paralelně odpovídají potenciálnímu zákazníkovi na stejnou poptávku, jistě každý zná. Podobným chybám, kvůli kterým firma nepůsobí profesionálně nebo dokonce ztratí zakázku, přitom lze snadno předcházet. Komunikace je v týmu základ. Ale ještě důležitější je systém. CRM systém, ve kterém jsou jasně nastavená pravidla.

Výhoda evidence příležitostí v CRM software spočívá v tom, že díky tomu obchodníci vidí společně všechny poptávky. A u nich poznámky, e-maily, dokumenty a podobně. Všichni tak mají dokonalý přehled, který ale závisí na svědomitosti obchodníka. Pokud některé poptávky řeší po vlastní ose a příležitosti v CRM nezakládá, mohou některé zapomenuté poptávky zůstat opuštěné. Jak tomu předejít?

Dnešní moderní CRM systémy jsou často napojené přímo na poštovní klienty. Ve firmách je nejčastěji používaný Microsoft Outlook, a proto se mnoho CRM systémů integruje právě s ním. Ty lepší nabízí možnost ručně převést e-mail na příležitost. To je sice otázka pouhých dvou kliknutí, problém je ale právě v tom, že to někdo musí provést manuálně. Bez toho se poptávka do CRM nedostane. Skutečně neprůstřelné řešení je proto automatický převod e-mailů na příležitosti. Pokud se na vás valí jedna poptávka za druhou, je to skoro až nutnost.

Každá společnost má nějakou společnou e-mailovou adresu, kam mohou klienti zasílat své poptávky (např. [email protected]). Nastavíme tedy automatický převod všech e-mailů, které se zde objeví, na příležitosti. Pak už jen využijeme workflow, které nám pomůže jednoznačně určit, kdo bude za poptávku zodpovědný. Obchodník, který se novou příležitostí začne zabývat si ji přivlastní jako její řešitel.

TIP: Podobně jako vytváření obchodních příležitostí z příchozích e-mailů v Outlooku lze řešit i poptávky z webového formuláře.

Krok 1 – Nastavení automatického vytváření příležitostí

Nastavme si nyní automatické vytváření příležitostí v eWay-CRM na základě příchozích e-mailů. Nejjednodušší způsob, jak toho docílit, je díky Zapieru, díky kterému je propojení firemních systémů hračka. Ať už používáte Outlook nebo Gmail, běžte na seznam doporučených integrací s eWay-CRM, kde si vyberete vám bližší variantu. My si nyní ukážeme napojení na poštovní server Office 365.

1. Najeďte na řádek Make eWay-CRM deals from new Office 365 emails a klikněte na Try It.

2. Otevře se stránka s jednoduchou tabulkou. Přihlaste se do vašeho účtu Office 365 a eWay-CRM. Stačí kliknout na příslušný řádek a pak na tlačítko Connect a new account.
3. Nastavení převodu e-mailů na příležitosti je předpřipravené, takže jakmile budete přihlášeni, stačí kliknout na Turn on Zap a je hotovo.

Ze všech e-mailů, které přijdou na [email protected] se nyní stane příležitost, ve které se automaticky vyplní e-mail, jméno, název příležitosti a datum jejího založení. No není to jednodušší než shánět programátora, který by vám propojení systémů nastavil?

Krok 2 – Přiřazení obchodníka

Jakmile se poptávka objeví v eWay-CRM, je třeba, aby si ji obchodník, který ji chce řešit, přivlastnil. Je to jednoduché, stačí jen změnit vlastníka příležitosti. Díky tomu bude všem hned jasné, kdo má poptávku na starosti.

Pokročilejší možnosti integrace přes Zapier

Workflow převodu e-mailů na příležitosti můžete i upravit. V tom případě ve výše zobrazené tabulce vyberete možnost Go to Advanced Mode.

Pokud je většina vašich poptávek od stálých zákazníků a chtěli byste mít v příležitosti předvyplněné existující kontakty z vaší eWay-CRM, stačí ve workflow přidat jeden mezikrok. Nebo chcete automaticky nastavit e-mail [email protected] jako zdroj poptávek u příležitostí? Přidejte si novou hodnotu do seznamu v eWay-CRM a v druhém kroku naší předpřipravené workflow jí nastavte v poli Referral Source. Jakmile zvládnete vytvořit jedno workflow, další už budou hračka.

Ve srovnání s náklady na vývojáře, který by integraci naprogramoval, se Zapier jako služba vyplatí, i kdybyste zůstali pouze u základního nastavení převodu e-mailů na příležitosti. Ale možností je skutečně mnohem víc. Určitě vám v budoucnu pokročilejší možnosti integrace se Zapier ukážeme. Anebo se rovnou obraťte na naše konzultanty.