Jak využít Getting Things Done v CRM

Schopnost organizace práce je důležitým faktorem úspěchu. Metodika Getting Things Done od Davida Allena v tomto směru pomáhá lidem po celém světě už 20 let. Pokud také bojujete s organizací času a práce, zkuste principy GTD aplikovat v CRM systému a buďte v práci maximálně efektivní.

Pokud jste se s organizačními dovednostmi nenarodili, nezbývá, než se těmto schopnostem naučit. Jít proti přírodě je sice náročné, vyžaduje to disciplínu a osvojení si určitých návyků, ale metodika GTD celý proces ohromně zjednodušuje. Díky ní budete vědět přesně, co máte dělat, a už za měsíc se přestanete topit v úkolech a termínech.

S organizací práce dle GTD můžete začít klidně hned. Stačí si vybrat vhodný nástroj. Může to být klidně i tužka a papír, ale opravdové zjednodušení neorganizovaným osobnostem přináší teprve profesionální software. Ten přináší sadu pravidel a doporučení, kterými se lze při práci řídit.

Nastavit pravidla GTD pro organizaci práce se dá skvěle v time management systémech. Stejně vybavené jsou ale i komplexní CRM systémy, které mají potřebné funkce pro time management. Jedním z takových systémů je eWay-CRM. Jaké jsou jeho klíčové funkce pro aplikaci GTD v praxi?

TIP: Slyšíte o GTD poprvé? Přečtěte si článek o Getting Things Done, ve kterém metodiku představujeme blíže.

Úkoly

Pokud vás metodika GTD zaujala a už jste si o ní zjistili více, nejspíš už jste přemýšleli, kam si budete vaše úkoly zapisovat. V eWay-CRM máte všechny úkoly na jednom místě, přehledně členěné a vždy rychle a pohodlně dostupné. Do modulu Úkoly se dostanete jak ve vašem Outlooku, webovém prohlížeči, tak v mobilní aplikaci. Plánovat úkoly tak můžete kdykoliv a kdekoliv. Nezáleží, jestli zrovna sedíte v kanceláři, na schůzce u klienta, nebo v autě.

Inbox v Outlooku

Místo, ve kterém si úkoly plánujete, by mělo být pouze jedno. Požadavky se na vás ale mohou hrnout ze všech stran. Přes SMS, od kolegy, který stojí ve dveřích kanceláře, nebo třeba v Outlooku. Právě na e-mail chodí velká část požadavků, ne-li největší. A v tom je jedna z největších výhod eWay-CRM pro Outlook. Stačí si v souladu s GTD zorganizovat vaší doručenou poštu tak, abyste viděli pouze nezpracované požadavky.  Příchozí e-maily s požadavky, které nebudete moci zpracovat hned, si pak můžete rychle převést na úkol a rovnou s ním pracovat v Outlooku.

Kategorie

Další ze stěžejních myšlenek Getting Things Done jsou tzv. kontexty, které přikládáme k jednotlivým naplánovaným úkolům. Kontexty určují, v jakou chvíli je ideální úkol zpracovat. Při zpracovávání úkolů se tak neřídíme striktně termíny, ale tím, co bude v danou nejefektivnější. Byť datumy jsou pro úkoly také důležité. Napřed bychom měli vybírat z dnešních úkolů a poté si teprve vybrat konkrétní úkol podle kontextu.

Kontexty mohou vypadat například takto:

1. Musí být dnes
2. Telefon
3. E-mail
4. Kancelář
5. Číst / přemýšlet
6. Kontrolovat

Při práci v eWay-CRM můžete k úkolům přidávat kontexty pomocí kategorií. Při pohledu do seznamu úkolů ke zpracování se pak vždy můžete podle kategorie rozhodnout, jaký úkol zpracujete. Záleží, jestli jste zrovna v kanceláři, kde máte klid se soustředit a naopak byste telefonováním rušili kolegy, nebo jste na cestě autem, vlakem či tramvají, a vyřizování e-mailů a hovorů je jediné, co v tu chvíli zvládnete efektivně odbavit.

Projekty a podúkoly

Představte si, že by v supermarketu měli v jedné obrovské krabici všechno zboží dohromady. Takový nákup by byl příšerný zážitek. Je logické, že se jednotlivé konzervy, lahve, tyčinky a další zboží třídí do menších krabiček, které se pak případně balí do větších krabic a ty následně po celých paletách.

Pro organizaci práce je zařazení úkolů do větších celků stejně důležité. V eWay-CRM tak kromě jednotlivých úkolů můžete zakládat i celé projekty anebo naopak podúkoly. Kdykoliv si tak otevřete projekt nebo úkol, uvidíte, jaké podúkoly je potřeba postupně zpracovat, abyste rozmotali celé klubko.