Frustraci ze zdlouhavého dohledávání zdánlivě ztraceného e-mailu od klienta každý obchodník jistě dobře zná. Stejně neefektivní je procházet hromady poptávek, které se obchodníka vůbec netýkají. Úkolem CRM nástrojů je tyto činnosti usnadňovat a šetřit tak lidem čas. Dnes se budeme věnovat právě tomuto tématu – organizaci dat. Navazujeme tak na minulý článek, kde jsme si ukázali, jak si CRM přizpůsobit vašim zvyklostem a zvýšit tak jeho přívětivost pro všechny v týmu.
Pokud ve firmě pracujete s velkým množstvím údajů, může být dohledávání konkrétního e-mailu nebo dokumentu jako hledání jehly v kupce sena. Uživatelé často prochází i data, která ke své práci nepotřebují. Jak si tedy nastavit CRM, aby se vám zobrazovalo pouze to, co ke své práci potřebujete? A jak zvýraznit důležitá data, abyste je našli v řádu sekund?
eWay-CRM obsahuje modul Kategorie, který je navržen proto, abyste data třídili, jak sami potřebujete. Jestli je budete třídit podle poskytovaných služeb, podle tématu hovoru nebo regionu, ve kterém se klient nachází, už záleží pouze na vás.
Podle čeho třídit data
Různé firmy třídí data podle různých kritérií. Někdo si u svých zákazníků eviduje skupiny služeb a produktů, které poskytuje, jiný preferuje NACE kódy, někdo zase teritorium. Nebo klidně všechno najednou.
Třídit ale nemusíte jen společnosti. Třídit se dá i komunikace. Jestliže klient v e-mailu oficiálně objedná zboží, co takhle si u e-mailu nastavit kategorii „Objednávka“? Nebo „Reklamace“ u e-mailu, v němž s klientem řešíte námitku? Umíte si představit, jak snadné pak bude za několik měsíců dohledat komunikaci, kde jste si finálně potvrdili objednávku?
Poskytované služby
Pokud firma poskytuje různorodé služby, pak je třídění skoro nutnost. Co když firma působí například v oboru facility managementu? Do správy nemovitostí spadá mnoho různorodých činností, od kontroly vodovodů po sekání trávníků a odklízení sněhu. Je logické, že v létě pracovník takové firmy nepotřebuje procházet data, která souvisí s odklizením sněhu.
Co takhle si tedy vytvořit kategorie „Voda“, „Trávník“ a „Sníh“ a přiřazovat je k e-mailům a deníkům? Představte si, jak snadné potom bude říct kolegovi z oddělení péče o zahradu, aby si prošel všechny zápisy k trávníkům a pustil se do práce?
Teritoria
I firmy, které mají široké pole působnosti, mají zpravidla jednu společnou databázi klientů či obchodních příležitostí. Pokud má firma klienty po celé zemi, je vhodné je správně kategorizovat. Marketingové oddělení poté může zacílit kampaň jen na zákazníky z jednoho kraje, stejně jako si může vedení společnosti uzpůsobit reporting tak, aby zobrazoval výsledky týmů po jednotlivých lokalitách.
Obchodník, který má na starosti třeba jen Ústecký kraj, může často neefektivně procházet nepřeberné množství poptávek ve společném seznamu pro celou Českou republiku. Nakonec kvůli tomu obchodníci mnohdy začnou využívat další softwarové nástroje pro komunikaci a organizaci práce a ohromný potenciál CRM systému zůstane nevyužitý.
Jak tedy může kategorizace dat podle teritorií pomoci zpřehlednit data v CRM systému? Díky práci s Kategoriemi v eWay-CRM nemusíte ztrácet čas dohledáváním informací v celorepublikové databázi. Pro odlišení dat lze vytvořit kategorii Ústecký kraj a tu pak ke společnostem, obchodním příležitostem či projektům přiřazovat. Data pak lze třídit a seskupovat podle kategorií a dohledávání je tím pádem snazší, než kdy bylo.
Prakticky v eWay-CRM
Ve chvíli, kdy víte, jaké jsou výhody práce s kategoriemi v eWay-CRM a jaké je jejich praktické využití, je můžete začít používat. A jak se s nimi vlastně pracuje? Odpověď zní: jednodušší už to být nemůže.
Vytvoření kategorie a přiřazení položkám eWay-CRM
Vytvořit i přiřadit kategorii můžete jak na kartě položky, tak v kontextovém menu položky. V obou případech je to otázka dvou kliků. Díky jednoduchému a intuitivnímu využití kategorií je tak velice pravděpodobné, že si uživatelé tuto funkci rychle osvojí a oblíbí.
Připravili jsme pro vás článek, výukové video nebo krátký tip. Aby si mohl vybrat skutečně každý.
Kategorizace e-mailů
Vraťme se k příkladu pracovníka oddělení péče o zahradu, který si potřebuje projít všechny zápisy týkající se trávníků. V případě, že potřebuje rychle dohledat konkrétní e-mail od klienta, aby se dozvěděl potřebné detaily o prováděných pracích. Aby tento e-mail nehledal mezi všemi maily, které se týkají například vodovodních sítí nebo odklízení sněhu, stačí e-mailům přiřazovat kategorii „Trávník“, a jejich zpětné dohledání bude mnohem snazší a rychlejší.
Pro přiřazení kategorie k e-mailu stačí dvojklikem otevřít e-mail v Microsoft Outlooku a ve spodní části okna zprávy vybrat kategorie, které chcete e-mailu přiřadit.
Jistě si sami umíte představit, kolik předčasně zšedivělých vlasů si může obchodník odpustit, pakliže nehledá e-maily v panice a časovém presu. Někdo by mohl namítnout, že šediny jsou zrovna v módě, ale za jakou cenu. Využívat čas smysluplně nevyjde z módy nikdy. Pokud chcete namísto dohledávání ztraceného e-mailu vyhledávat nové obchodní příležitosti, využívejte kategorie v eWay-CRM.
Závěr
Kategorizovat? Rozhodně ano. Je to jeden klik navíc, který v budoucnu ušetří desítky minut práce. Je jen na vás, jaké kategorie si vytvoříte. eWay-CRM v tomto meze neklade. Bude to teritorium? Produkty a služby? Nebo něco jiného?
