Jak si zajistit souhlas s e-mailovým oslovením podle GDPR?

Standardní součástí eWay-CRM je modul Marketing, který díky funkci Profesionální e-maily umožňuje mimo jiné efektivně spravovat a rozesílat hromadné e-mailové kampaně.

Pokud se jedná o obchodní sdělení, které nesouvisí s plněním předchozích smluvních závazků, adresáti musí s jejich doručením pochopitelně projevit aktivní souhlas. Proto se dnes naučíme, jak v rámci eWay-CRM celý proces získávání souhlasu s oslovováním administrativně zvládnout. Současně tak plně vyhovíte nárokům evropského nařízení na ochranu osobních údajů, známého pod zkratkou GDPR.

Zkratka, pod kterou se směrnice stala známou, je složená ze slov General Data Protection Regulation. Její dopady na naše zákazníky považujeme za natolik zásadní, že jsme na téma GDPR sestavili speciální eWay-Book.

Vyhovět požadavkům GDPR je pro uživatele eWay-CRM záležitost tří jednoduchých kroků:

1. V Administračním nastavení najděte sekci Globální nastavení,
2. V kategorii Hlavní si dvojklikem rozkliknete funkci Aplikovat pravidla pro ochranu osobních údajů (GDPR).
3. Následně zaškrtnete políčko a potvrdíte stiskem OK.

Nyní máte aktivovány funkce, které jsou pro GDPR relevantní.

Co znamená aktivní souhlas?

Směrnice GDPR požaduje krom jiného evidenci souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to pro každý účel jejich zpracování zvlášť. V praxi potřebujeme zákazníkův souhlas pokaždé, když budeme zpracovávat jeho osobní údaje, jako je jméno, příjmení, telefonní číslo a další.

Souhlas musí být jednoznačným potvrzením. Vyjadřuje svobodnou vůli osoby, která jej dává. Souhlas tak má být svobodný, konkrétní, jednoznačný, oddělitelný a informovaný.

Jak si mám pamatovat, kdo, kdy a s čím souhlasil?

To si samozřejmě pamatovat nemusíte. V eWay-CRM si vytvoříte sadu políček, která budou představovat získaný souhlas pro každý z účelů zpracování, který při oslovování klientů využíváte. Tato políčka mohou mít podobu obyčejného zaškrtávacího pole nebo můžete jejich prostřednictvím evidovat také datum a čas získání souhlasu.

Druhá z variant vám umožní později vyfiltrovat kontakty, které nám udělily souhlas třeba před pěti lety. Interní politika vaší firmy totiž může přikazovat souhlas každých pět let obnovovat nebo klienta z databáze kontaktů smazat.

Jak tato políčka vytvoříte?

1. V Administračním nastavení najeďte na Uživatelská pole.
2. Klikněte na modul Kontakty a vyberte Nový.
3. V tento moment můžete zvolit, zda budete chtít evidovat i datum udělení souhlasu a zvolíte tedy Datumové pole, nebo se spokojíte s jednoduchým Zaškrtávacím polem.
4. Pak už jen vyplníte název pole, například Datum získání souhlasu pro marketingové účely.
5. Stisknete OK a celý postup opakujete pro každý účel zpracování kontaktních údajů daného klienta.

Kompletní postup včetně ilustračních obrázků naleznete v naší nápovědě.

Jak souhlas získat?

Pro získání potřebných souhlasů od zákazníků, které plánujeme oslovit, využijeme funkci Profesionální e-maily. Ta je k dispozici v modulu Marketing. Jejím prostřednictvím rozešleme hromadný e-mail, ve kterém oslovené subjekty požádáme o souhlas. Ten vyjádří kliknutím na hypertextový odkaz, který bude součástí zaslaného mailu.

Jakmile oslovený zákazník na tento odkaz klikne, v eWay-CRM bude souhlas u daného kontaktu automaticky zaevidován.

Celý postup včetně ilustračních obrázků je podrobně popsán v naší nápovědě.

Nezapomeňte poděkovat!

Doporučujeme, aby byl klient po kliknutí na odkaz, kterým vyjadřuje souhlas s účastí ve vašich marketingových aktivitách, přesměrován na webovou stránku s textem děkujícím za jeho ochotu.

Tuto stránku eWay-CRM nevytváří automaticky. Její obsah i formu je totiž potřeba přizpůsobit specifickým podmínkám konkrétních kampaní i potřebám jednotlivých klientů.

Příklad děkovné stránky:

Pokud vás téma zaujalo, můžete si přečíst rozhovor s naším technickým ředitelem Romanem Štefkem o konkrétních dopadech GDPR směrnice na vývoj eWay-CRM.