Jak si přizpůsobit CRM, aby se vám s ním dobře pracovalo?

Spousta CRM systémů je dodávána jako krabicové řešení, které si firmy nainstalují a používají tak, jak je tvůrci vymysleli. A to se všemi výhodami a nevýhodami, které tato tovární nastavení přináší. Co když ale firma potřebuje víc? Co když jí oborová specifika nebo vize manažerů tlačí k nestandardním řešením? Napasovat takové požadavky na krabicové produkty pak může být pořádný oříšek.

Neexistuje jediný univerzální software, které by v základním nastavení pokryl potřeby všech firem. Každá firma je svým způsobem unikátní. Jedna od druhé se nemusí lišit pouze oborem, ve kterém podnikají, ale také způsobem, jakým organizují vlastní úkoly, projekty, komunikaci se zákazníky, nebo jak vyhodnocují data.

Vyzkoušeli jste už i vy nějaký systém, který by vám s organizací a vyhodnocováním dat pomohl? Možná jste zjistili, že stejně většina informací končí v poli Fax nebo Poznámka, protože pro data, která potřebujete evidovat, v něm neexistuje pole. Čím více dat budete ukládat do nesprávných polí, tím více budete zapomínat, co které pole znamená, a práce s nimi bude chaotická. Šance, že najdete systém, který vám s organizací pomůže a zároveň vám v základním nastavení padne jako ulitý, jsou prostě mizivé.

Když už Excel nestačí

Můžete se také snažit evidovat veškerá data v Excelu. To je poměrně běžná praxe. Třeba jste sami tak trochu kouzelníci a dokážete vytvořit praktické a šikovné tabulky, které vám i vašim kolegům zjednodušují život. Neustálé přepínání mezi Outlookem a Excelem a dohledávání jednotlivých souborů s tabulkami vás ale k potřebné informaci stejně rychle nedostane.

V CRM jsou data provázaná. Když v Excelu opravíte adresu dodavatele v seznamu kontaktů, v dalším souboru typu Excel se stejná informace neaktualizuje. Nebylo by tedy lepší zůstat v Outlooku a otevřít si v něm kartu s detaily o dodavateli či zakázce, ve které byste měli veškeré potřebné informace uspořádané jako v příborníku? A co kdybyste si tvar příborníku mohli designovat, jak potřebujete? V eWay-CRM máte možnost vytvářet si vlastní formuláře, jednotlivá uživatelská pole i vlastní hodnoty v rozbalovacích seznamech.

Upravte si eWay-CRM podle svých potřeb

Pokud potřebuje stavební firma evidovat a následně vyhledávat dodavatele například na základě typu materiálu, CRM systémy s takovým typem dat nepočítají. Mnoho firem se tak s evidováním dat v Excelu spokojí, protože si jednotlivé řádky a sloupce mohou pojmenovat doslova jakkoliv. To je ale pouhý zlomek toho, jak si můžete přizpůsobit eWay-CRM.

• Vlastní uživatelská pole

Důvodů proč vytvářet vlastní uživatelská pole je spousta. Mohou to být zmíněné specifické stavební materiály nebo můžete chtít evidovat detaily o vašich klientech jako jsou datum narození nebo koníčky.

Dodavatele si tak na základě hodnot z nového pole Typ materiálu můžete vyfiltrovat jen ty, kteří mají v nabídce materiál, jenž potřebujete. Nebo můžete naplánovat firemní akci pro významné klienty, u nichž jste si v novém poli Koníčky poznamenali, že rádi hrají golf nebo chodí do kina či na fotbal. Pokud jste od dodavatele dostali lístky na fotbal zdarma, ale vy sami v ten den nemůžete nebo hraje vámi nenáviděný tým, v eWay-CRM snadno a rychle najdete seznam klientů, na které lístky zapůsobí.

Nová uživatelská pole vytvoříte v tzv. Centru pro správu eWay-CRM a následně je v Návrháři formulářů umístíte tam, kam potřebujete. Práce s Centrem pro správu je velice intuitivní a v případě potřeby jsou k dispozici i výuková videa na YouTube.

• Návrhář formulářů

Jakmile máte vytvořená vlastní uživatelská pole, je vhodné je na formuláři umístit přesně na ty pozice, které vám budou vyhovovat. Díky tomu můžete tematicky stejná pole mít při sobě. K tomu vám poslouží Návrhář formulářů.

Dříve zmíněné pole Fax zřejmě drtivá většina firem pošle do věčných lovišť stejně jako samotné faxové přístroje. Na jejich místo mohou přijít právě koníčky klientů. Každý chce zkrátka na formuláři vidět jen ta data, která k práci potřebuje. Pokud je formulář příliš košatý, bývá někdy složitější se v něm zorientovat.

Možná budete namítat, že informací, které potřebujete evidovat je hodně a na kartě Projektu musíte mít velké množství důležitých informací. Proč si tedy nevytvořit vlastní formulář pro zakázky, reklamace, výběrové řízení a další typy projektů zvlášť. Pro každý typ projektu jsou pochopitelně důležitá jiná data a ty, která nepotřebujete, by neměla odvádět vaši pozornost. Kromě samotného formuláře můžete u Projektů upravovat i workflow, což se může hodit právě u výběrových řízení, která prochází více kroky než běžné zakázky.

Stejným způsobem můžete rozlišovat i formuláře podle typu kontaktů na zákazníky a dodavatele. Některé firmy mají s dodavateli nadstandardní vztahy, ale většina firem bude přece jen usilovat o přízeň zákazníků, a tak si bude koníčky zaznamenávat spíše u nich.

Upravit si formuláře podle vašich firemních zvyklostí je v eWay-CRM stejně jednoduché jako vytváření uživatelských polí. Jednotlivé typy Kontaktů, Projektů, Úkolů a dalších položek si opět vytvoříte v Centru pro správu a uživatelská pole už pak v režimu Návrhář formulářů v reálném čase posouváte myší tam, kde je chcete mít. Jakmile budete s nastavením formuláře spokojeni, uložíte jej, a bude pak pro celou firmu jednotný.

• Vlastní hodnoty v rozbalovacích seznamech

Posledním dílem do skládanky přizpůsobené eWay-CRM jsou vlastní hodnoty v rozbalovacích seznamech. V některých uživatelských polích je totiž výhodnější a přehlednější mít předdefinované hodnoty. A ty si opět můžete nastavit takové, jaké potřebujete.

Zůstaňme třeba u koníčků zákazníků. Pokud by uživatelské pole bylo ve formátu textového pole, stávalo by se, že by různí kolegové zadávali v podstatě stejný koníček v různé podobě – například auta a závodní auta. Pokud byste si seznam klientů seřadili abecedně, klient, u kterého by byla uvedena závodní auta, by byl schovaný na konci seznamu a volnou vstupenku na významnou mezinárodní automobilovou výstavu by od vás nedostal.

Možná si budete chtít nechat koníčky přece jen ve formě textového pole, protože jsou zájmy klientů opravdu různé. Tak se zaměřme na pole Důležitost zákazníka, kde většina firem potřebuje jenom základní hodnoty – řekněme Nízká, Střední a Vysoká. Pokud by toto pole bylo textové a někdo z vašich kolegů namísto důležitosti Nízká, zadal důležitost Malá, chyběl by později takový zákazník ve vyfiltrovaném seznamu společností s důležitostí Nízká.

Pokud by vám pro hodnocení důležitostí zákazníků nestačily tři úrovně důležitosti, jelikož máte několik VIP zákazníků, kterým věnujete mimořádnou pozornost, podívejte se na naše výukové video. Uvidíte, jak je snadné vlastní hodnoty v rozbalovacích seznamech vytvořit.

Systém, který roste s vaší firmou

Možná vás teď hned napadnou vlastní uživatelská pole, která potřebujete vytvořit, a víte, jak potřebujete upravit jednotlivé formuláře. Kdybyste investovali do vývoje vlastního softwaru na míru, určitě by vám v tuto chvíli vyhovoval. Pravděpodobně vás ale další úpravy napadnou za týden, za měsíc či za rok.

S tím, jak vaše firma roste, rostou i vaše nároky a k už tak vysokým nákladům na vývoj software byste museli přidat další na dodatečné úpravy. Nehledě na to, že na tyto úpravy byste museli vždy čekat, což u eWay-CRM neplatí. eWay-CRM je flexibilní a veškeré úpravy si můžete provést sami okamžitě, bezplatně a jednoduše.