Jak odhadovat budoucí tržby pomocí CRM systému

Předpovídání vývoje tržeb je důležité pro finanční plánování firem. Pokud jako firma chcete růst a najmout například nové zaměstnance, měli byste se napřed opřít o data, která investici do rozvoje posvětí. A právě data, na jejich základě lze budoucí tržby odhadnout, jsou firmám, které používají CRM, snadno dostupná.

Vedení firmy nemůže odpovědně činit zásadní rozhodnutí, jako je najímání nových zaměstnanců nebo investice do nového vybavení, pokud nemá konkrétní představu o tom, s jakými finančními prostředky bude moci v následujících měsících či letech operovat.

Základním stavebním kamenem každého takového rozhodnutí by měla být na jedné straně co nejpřesnější firemní data a na druhé straně vnější i vnitřní faktory, které tržby mohou ovlivnit. Těmi vnitřními mohou být například přijetí či odchod nového obchodníka, slevové akce nebo vylepšení nabídky produktů či služeb. Mezi ty vnější pak například ekonomická situace v zemi, nová konkurence či sezónní a další trendy.

Obzvlášť vnější vlivy mohou být často nepředvídatelné, a tak je bezpečnější pracovat s určitou rezervou. Pokud firma při rozhodování nechce věštit z koule, musí získat co nejpřesnější vlastní prodejní data. Narozdíl od vnějších vlivů totiž lze prodejní data díky CRM snadno měřit. Ať budete analyzovat tržby z minulých let či měsíců nebo se chcete opřít o odhad budoucích tržeb vašich obchodníků, v eWay-CRM získáte konkrétní čísla snadno a rychle.

Jak co nejpřesněji odhadnout příjmy z obchodních příležitostí

Firmy v eWay-CRM spravují obchodní příležitosti, dokud nezískají zakázku. A právě očekávané příjmy z obchodních příležitostí mohou být základem prognózy budoucích tržeb. Aby byl výsledek co nejpřesnější, přiřazuje se v eWay-CRM příležitostem informace o předpokládané hodnotě a pravděpodobnosti uzavření zakázky. Pro získání odhadu předpokládané tržby pak většina firem jednoduše vybere období, v němž potřebuje vyčíslit potenciální tržby, a u příležitostí, které do tohoto období spadají, vynásobí pravděpodobnost uzavření příležitosti její potenciální hodnotou.

Tuto metodu, respektive určování pravděpodobnosti, lze postavit buď na úsudku obchodníků anebo v eWay-CRM lze nastavení konkrétní hodnoty navázat na tzv. automatické akce, které vychází z workflow příležitosti. To, jaká metoda je vhodnější, záleží na přesnosti úsudku obchodníků či na množství obchodních příležitostí. Pokud je příležitostí hodně, automatizace může být ku prospěchu.

Intuitivní určování pravděpodobnosti

V případě, že pravděpodobnost uzavření zakázky určují obchodníci sami, mohou při subjektivním hodnocení lépe reflektovat dojem z osobní schůzky nebo telefonátu s potenciálním zákazníkem. Nevýhodou však je, že obchodníci mohou být někdy přehnaně optimističtí a je potřeba hodnoty dlouhodobě vyplňovat a upravovat.

Individuální přístup k příležitostem se často osvědčuje firmám, jejichž proces zpracování obchodních příležitostí provází dlouhá jednání. Řekněme, že firma vyrábí a instaluje vzduchotechniku do budov. Zakázek pravděpodobně nebude mít tolik, aby se jim obchodníci nezvládali věnovat pečlivěji individuálně. Na základě každé schůzky či telefonátu s potenciálním klientem tak může obchodník v eWay-CRM nejen přidat deník popisující výstup z jednání, ale také případně upravit pravděpodobnost uzavření zakázky.

Pravděpodobnost uzavření zakázky v eWay-CRM snadno upravíte ve stejnojmenném poli na kartě Příležitosti (stejně jako předpokládaný datum uzavření a cenu zakázky):

Automatické nastavování pravděpodobnosti

Druhou možností, jak nastavovat hodnotu pravděpodobnosti uzavření zakázky, jsou dříve zmíněné automatické akce. Tento způsob většinou vyhovuje firmám, které zpracovávají větší množství méně náročných obchodních příležitostí.

Typickým příkladem vhodného využití může být firma z potravinářského sektoru. Řekněme, že mlýn zpracovávající různé druhy mouky reaguje na současné trendy a do své nabídky zařadí nově pohankovou a rýžovou mouku. Obchodní zástupce rozešlou nabídku nového produktu nákupním manažerům z obchodních řetězců či majitelům pekáren, a ti se následně rozhodnou, zda o produkt mají zájem.

Ovšem co podnikání, to originál. Název a počet jednotlivých fází workflow si tak může každá firma v eWay-CRM nastavit podle svých potřeb. V praxi pak pravděpodobnost uzavření příležitosti v jednotlivých stavech může vypadat například takto:

• Stav Nový = Pravděpodobnost 0%
• Kvalifikace = 10%
• Zájem = 25%
• Nabídka = 50%
• Smlouva = 75%
• Uzavřeno = 100%

Pravděpodobnost se zvýší (nebo výjimečně i sníží), když se změní fáze, ve které se obchodní příležitost nachází. Pro získání odhadu budoucích tržeb pak už opět stačí jen vynásobit potenciální hodnotu příležitostí jejich pravděpodobností.

Jak získat souhrnný odhad budoucích tržeb v eWay-CRM

Abyste získali odhad budoucích tržeb v eWay-CRM, běžte do modulu Příležitosti a v něm si vyfiltrujte příležitosti s předpokládaným datem ukončení v požadovaném období. Budete tedy potřebovat mít v seznamu příležitostí zobrazeny sloupce Plánovaný konec, Cena, Pravděpodobnost a Hodnota (pokud nemáte přizpůsobte si seznam pomocí funkce Výběr sloupců).

Jakmile máte seznam příležitostí přizpůsobený a vyfiltrovaný podle potřeby, pod sloupcem Hodnota (výchozí měna) najdete celkový odhad budoucích tržeb ze všech příležitostí v daném období. Pod sloupcem Cena pak uvidíte součet plánované finální ceny příležitostí a pod sloupcem Pravděpodobnost pak průměrnou pravděpodobnost všech příležitostí. Právě násobením ceny a pravděpodobnosti příležitosti se pravděpodobné budoucí tržby vypočítávají.

V případě, že budete chtít počítat pouze příležitosti, u kterých jste už odeslali potenciálnímu zákazníkovi nabídku nebo už jen čekáte na podpis smlouvy, klikněte pravým tlačítkem myši na sloupec Pravděpodobnost a vyberte Seskupit podle tohoto pole. V každém řádku nyní ve sloupci Hodnota uvidíte předpokládanou cenu všech příležitostí, které jsou v této fázi.

Jak analyzovat data z minulých tržeb

Další způsob, jakým firmy často odhadují budoucí tržby, je analyzování tržeb za určité období v minulých letech, podle nichž odhadnou tržby ve stejném blížícím se období. To může být výhodnější pro firmy, jejichž nabídka je výrazně sezónní. Pokud zůstaneme u potravinářského sektory, dodavatel bedýnek s čerstvou bio zeleninou a ovocem jistě zaznamená výrazně vyšší tržby červnu než v lednu.

Některé firmy naopak sledují tržby z posledních měsíců a vyhodnotí trend, jakým se tržby ubírají. Tím se může případně opět řídit dodavatel mouky, jelikož spotřeba pečiva je víceméně stejná po celý rok. Obor, ve kterém firma podniká, by však měl být stabilní. Pokud tržby hodně kolísají, lze jen složitě sledovat nějaké trendy.

Výhodou obou způsobů analyzování dat z minulých tržeb je, že se jedná o reálná data tržeb, byť minulých. Pokud se firmě neosvědčí, jak hodnotí příležitosti obchodníci, může být tento způsob ideální. Specifickou výhodou eWay-CRM je integrace s účetními systémy Pohoda, Money S3, nebo Abra. Vedení firmy tak nemusí kupovat další licence pro účetní software, stačí pro firemní účetní (ti potenciál účetního softwaru využijí naplno), pokud chce mít přístup k finančním datům.

Jak získat data o minulých tržbách v eWay-CRM

Data o minulých tržbách můžete v eWay-CRM sledovat v modulu Doklady. Ve sloupci Typ si následně vyfiltrujte doklady typu Faktura vydaná a v poli Platnost do vyfiltrujte faktury podle data splatnosti. Pod sloupcem Cena (Výchozí měna) pak uvidíte celkovou tržbu za zvolené období.

Pokud budete chtít sledovat vývoj tržeb v posledních měsících, vyfiltrujte si faktury podobně s platností například od 1. ledna do 31. července letošního roku. Následně na sloupec Platnost do klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Seskupit podle tohoto pole. Faktury se vám seskupí podle data. Aby se seskupily podle měsíců, klikněte ještě jednou na pole Platnost do pravým tlačítkem, vyberte Interval seskupení a Měsíc. Součet tržeb za každý měsíc pak budete mít přehledně uspořádány v jednotlivých řádcích.

Zajistěte si dostatek informací pro důležitá rozhodnutí

Pokud chcete posílit váš tým nebo zainvestovat do nového vybavení, díky eWay-CRM získáte data, ze kterých odhadnete budoucí tržby, snadno a rychle.

Navíc se stále pohybujete v prostředí Microsoft Outlooku. Takže není potřeba přihlašovat se do účetního systému nebo sbírat informace od obchodníků a data kopírovat do Excelu. Všechny moduly eWay-CRM jsou vzájemně provázané a tyto dva způsoby, jak odhadovat budoucí tržby jsou jen zlomek toho, jak vám práce s firemními daty v eWay-CRM pomůže získat maximum informací pro důležitá rozhodnutí při řízení firmy.