Anotací se rozumí první část textu (shrnutí) v těle zprávy, který například při procházení seznamu náhledů doručené pošty vidíme hned pod předmětem zprávy. Bez ní by byl prostor za předmětem zprávy buď prázdný, nebo vyplněn útržkovitou částí samotného obsahu. To však není vhodné, protože čtenář se v prvním kroku chce dozvědět, o čem celé sdělení je a jakou pro něj má přidanou hodnotu. Anotace rozhodně nemusí být delší než jedna či dvě věty (řádky) a měla by stručně shrnout celkový obsah sdělení a navodit požadovanou atmosféru. V každém případě je lepší napsat alespoň nějakou anotaci, jistě to bude působit lépe než nic.

Anotace se hodí zejména v případech, kdy celkový obsah sdělení je poměrně rozsáhlý, což například u newsletterů nebývá nikterak vzácné. Příjemce pravděpodobně nebude mít chuť si přečíst celý obsah zprávy, když ani pořádně neví, o čem je. Vy byste tak snadno mohli ztratit potenciálního zákazníka. Tomuto zbytečnému riziku je proto potřeba předejít dobře napsanou anotací. Bezprostředně za anotací obvykle následuje text odkazu „Otevřít v prohlížeči, pokud se vám text nezobrazuje správně“. Teprve poté by měl následovat samotný obsah zprávy.

Ještě dříve, než se vrhnete do sepsání krátké a výstižné anotace, je vhodné si celý obsah zprávy v klidu ještě jednou přečíst a uvědomit si, které části jsou ty klíčové a mohou sloužit čtenáři jako vodítko. To by mělo být následně obsahem anotace. Anotaci nepodceňujte, mluvte v ní jen o tom, co je pro čtenáře opravdu důležité. Musíte předpokládat, že příjemci nebudou mít dostatek prostoru, aby si důkladně pročetli celý váš newsletter, ale k anotaci se jistě dostanou.