Deníky jsou jedním z modulů eWay-CRM a slouží jako poznámkový blok pro zápisy z telefonních hovorů a obchodních jednání. Pojďme si stručně projít, jak se s nimi pracuje. Na závěr se podíváme na specifický způsob využití deníků v neziskové organizaci Liga vozíčkářů.
Co vlastně znamená „deník“ v kontextu eWay-CRM?
Deník slouží k evidenci poznámek, zápisů z jednání či telefonních hovorů. Je ideálním místem, kam zapsat všechny důležité informace týkající se komunikace. Deníky jsou vždy svázané s příležitostí, projektem či společností – jednoduše s tou položku, ke které se vztahují.
Pokud svážete deník s projektem, systém ho automaticky naváže i na společnost, kterou máte u projektu uvedenou jako odběratele. Na kartě společnosti pak najdete sumarizované všechny deníky, které šly napříč všemi projekty, a na kartě projektu jen tu komunikaci, která se vztahuje ke konkrétní zakázce.
K čemu takový deník obvykle slouží?
Deník je zkrátka deník. Abyste si nemuseli zapisovat obsah různých jednání do diáře a v něm pak při práci listovat, máte rovnou modul v eWay-CRM. To je přece naším společným cílem – mít vše na jednom místě.
Deník můžete vytvořit například z karty kontaktu. V okně kontaktu klepnete na tlačítko Vytvořit a zvolíte si Deník.
Vyplníte si název a zvolíte typ – telefon či schůzka. Veškeré detaily a podrobnosti, které máte na srdci, můžete rozepsat do poznámky. Nezapomeňte svůj deník uložit a pak ho zavřít.
Svoje aktivity nyní na kartě kontaktu najdete dole, pod záložkou Deník.
Chcete se podívat, kdy jste s konkrétním kontaktem naposledy komunikovali? Nebo ověřit, kdy se vaši kolegové věnovali tomu či onomu projektu? K tomu slouží funkce „poslední aktivita“. Díky ní si můžete u jakéhokoli kontaktu či projektu zobrazit všechno, co se s nimi dělalo, tedy i deníky. Nenechte si utíkat obchodní příležitosti!
A co když pracujete hodně mimo kancelář? Deníky můžete vytvářet také v naší mobilní aplikaci eWay-CRM Mobile. Cestou na jednání si snadno a rychle zkontrolujte, co bylo obsahem posledních telefonátů či schůzek s tímto klientem. A až se budete vracet, vytvořte rovnou další deník. Vaši kolegové, kteří s vámi spolupracují na stejném projektu, se vás tak nebudou muset na nic doptávat.
Zajímá vás více? Přečtěte si také, jak přidat deníky k úkolům.
Jak jinak lze také Deníky využít?
Že je každá firma jiná, to je nám v týmu eWay-CRM zcela jasné. Proto je také náš produkt do velké míry customizovatelný, tedy upravitelný na míru každému klientovi.
Zajímavým a netradičním způsobem využívá modul Deníky jeden z našich klientů. Není divu, vždyť samotné zaměření této organizace se silně liší od toho, na co jsme nejvíce zvyklí – výrobních firem, právnických kanceláří či konzultačních společností. Liga vozíčkářů je brněnská nezisková organizace, která podporuje hendikepované lidi na jejich cestě k samostatnosti. Protože, jak v Lize říkají, každý má svůj potenciál.
„Do deníků klienti obvykle zapisují poznámky z meetingu. V Lize vozíčkářů to ale funguje jinak. Z deníku se tvoří jednotky interakcí, na závěr je možné reportovat práci jednotlivých zaměstnanců. Úprava tohoto modulu zde proběhla na míru, byl to nejlepší způsob, jak vyhovět specifickým požadavkům Ligy,“ vyjádřila se projektová manažerka Miriam Semjanová, která má na starosti implementaci a školení v této organizaci.
Klienti Ligy vozíčkářů jsou v eWay-CRM uloženi skrze modul Kontakty, jednotlivé služby skrze Projekty. Kontakty jsou pak navázány na projekty podle toho, jakých služeb klient využívá. Sem patří sociální rehabilitace, centrum denních služeb, osobní asistence a poradna pro život s postižením. Je-li klient klientem více služeb, je také navázán na více projektů.
V rámci kontaktu pracovníci Ligy vytvářejí a ukládají deníky. Každý deník má nadřazenou položku, kterou je zmíněná služba. Do jednotlivých deníků se zaznamenává jednotlivá práce za jeden den s klientem. Jeden klient tedy může mít za dva měsíce desítky deníků v závislosti na tom, jak moc s ním v Lize pracovali. Deníky se pak na kartě kontaktu, tedy klienta Ligy, ukazují v chronologickém pořadí. Je tak snadné si projít historii práce s klientem. Správně zařazené dokumenty i deníky ukazuje také eWay-CRM HUB.
„Kolegyně Blanka Pezlarová domluvila specifickou úpravu na míru. Vývojáři nám ochotně nastavili deníky a uživatelská pole tak, aby nám práce s nimi byla bližší a mohli jsme zaškrtávat to, co potřebujeme,“ vysvětluje průběh implementace sociální pracovnice Kateřina Dostálová.
Kateřina Dostálová, Liga vozíčkářů
Liga totiž potřebuje zaznamenávat specifická data také pro účely pro výkaznictví sociálních služeb. K pravidelnému vykázání výkonnostních ukazatelů zaměstnanci využívají v eWay-CRM reporty.
Pracovníci Ligy vozíčkářů si pochvalují, že každý najde potřebné informace pro práci s klientem, ale díky možnosti nastavit práva je zachováno také GDPR. Jen ti, kdo mají práva na služby, mohou vidět detaily práce s jednotlivými klienty.
„Mně osobně se nejvíce líbí to, že mohu kamkoli jít a mám vše u sebe, na tabletu či chytrém telefonu. Nemusím s sebou nosit těžké desky s dokumentací a v ní se přehrabovat. Vše je bezpečně uložené a pod heslem. Zkrátka najdu vždy to, co potřebuji a když to potřebuji,“ shrnula výhody používání deníků Kateřina.
