5 jednoduchých kroků pro chytřejší správu zákazníků díky CRM v Outlooku

Jedním ze základních nástrojů je systém řízení vztahů se zákazníky (CRM) a dnešní CRM systémy mohou usnadnit práci ještě více díky praktickým integracím. Mezi tyto integrace patří i stále velmi rozšířený Microsoft Outlook, ve kterém lze spojit známé uživatelské prosředí Outlooku s výhodami CRM systému.

Komplexní přehled kontaktů, komunikace se zákazníky, projektů a obchodních příležitostí v Outlooku vám umožní poskytovat lepší služby zákazníkům a zaujmout skutečně personalizovaný a proaktivní přístup.

Navíc tato integrace podporuje spolupráci mezi členy týmu, protože mohou snadno sdílet a synchronizovat informace, a zajistit tak, že všichni mají stejné aktuální informace.

Možná že ve vašem týmu již používáte Outlook pro správu e-mailů. Pokud ale hledáte způsob, jak optimalizovat firemní procesy, pak vám integrace Outlooku a CRM systému může nabídnout velmi dynamické a komplexní řešení.

V tomto článku vám ukážeme, jak používat Microsoft Outlook jako CRM a včetně podrobných kroků, jak tato integrace funguje.

“Naši zákazníci jsou jako hosté pozvaní na párty, které jsme hostitelé. A naší každodenní prací je dělat zážitek zákazníka stále trochu lepším.”

— Jeff Bezos, zakladatel společnosti Amazon

5 jednoduchých kroků k integraci CRM s Outlookem

 
Microsoft Outlook díky své rozšířenosti a komplexním funkcím slouží jako vynikající platforma pro integraci CRM, která kombinuje známé uživatelské rozhraní Outlooku s funkcemi, které CRM přináší.

Podle zprávy Finances Online více než 70 % zákazníků upřednostňuje komunikaci s firmami prostřednictvím e-mailu, což je dokladem toho, jak důležité je ukládat e-maily a kontakty z Outlooku do vašeho CRM a budovat trvalé vztahy se zákazníky.

Aktivace CRM v Outlooku nemusí být složitý proces. Následováním těchto pěti jednoduchých kroků můžete snadno nastavit CRM systém ve svém prostředí Outlooku.

1. Najděte správné CRM řešení

 
Při zkoumání a výběru CRM systému, který lze integrovat s Outlookem, je zásadní zvážit dostupné možnosti na trhu.

Hledejte řešení, ve které můžete organizovat informace jasně a přehledně, aby váš tým mohl systém snadno pochopit a účinně využít. Čím intuitivnější systém je, tím snazší bude jeho osvojení a rozšíření jeho využití ve firmě.

Další aspekty, které je třeba zvážit při výběru nejlepšího CRM:

• Nabízí snadnou správu kontaktů s komplexními profily zákazníků v centralizované databázi přímo v Outlooku?
• Poskytuje možnost sledování e-mailů včetně informací o otevření e-mailu, kliknutí na odkazy a dalších metrik?
• Můžete nastavovat připomínky a integrovat úkoly a kalendáře, aby se zajistilo, že nikdy nezmeškáte důležitá jednání a termíny?
• Nabízí systém možnosti přizpůsobení pracovních postupů podle specifických potřeb vaší firmy?
• Poskytuje marketingové a obchodní nástroje?

 
Zvažte škálovatelnost a kompatibilitu CRM systému. Ujistěte se, že dokáže zvládnout růst vašeho podnikání a snadno se integrovat s dalšími nástroji a platformami, které používáte, jako jsou Microsoft Teams, WordPress nebo PowerBI.

Abyste učinili skutečně informované rozhodnutí, je dobré využít zkušební období nebo online konzultaci, které poskytovatelé CRM systémů nabízí. Osobní zkušenost vám umožní posoudit, jak dobře se CRM systém integruje s Outlookem, jak je snadno použitelný a zda vyhovuje vašim konkrétním podnikatelským potřebám.

2. Nainstalujte a nakonfigurujte CRM plugin

 
Jakmile jste vybrali nové CRM řešení, budete potřebovat stáhnout a nainstalovat CRM plugin od poskytovatele vámi vybraného systému. Ten vám obvykle poskytne jasné pokyny pro instalaci, podle kterých budete moci postupovat krok za krokem, takže to zvládne každý.

Ujistěte se, že plugin je kompatibilní s vaší verzí aplikace Microsoft Outlook.

Po instalaci nakonfigurujte plugin pro synchronizaci dat mezi Outlookem a CRM systémem. Tato synchronizace zajišťuje, že informace o kontaktech, e-mailech, úkolech a schůzkách se automaticky sdílí mezi oběma platformami.

3. Naimportujte a synchronizujte vaše kontakty

 
Abyste mohli začít pracovat s vaším novým CRM systémem, začněte tím, že do něj naimportujete vaše stávající kontakty z Outlooku.

Některé CRM systémy nabízejí snadno použitelný nástroj, který umožňuje importovat kontakty z různých zdrojů, například z Excelu nebo jiných CRM systémů.

Ujistěte se, že importované kontakty obsahují všechny relevantní údaje, jako jsou jména, e-mailové adresy, telefonní čísla a další informace, které považujete za nezbytné.

Kromě importování kontaktů z Outlooku do vašeho CRM můžete také zvážit synchronizaci s vašimi stávajícími kontakty v Outlooku. Tato synchronizace zajistí, že veškeré změny provedené v Outlooku se promítnou do vašeho CRM a naopak.

4. Zapněte sledování e-mailů

 
Je e-mail klíčový komunikační kanál i ve vaší firmě? Sledování a správa e-mailové komunikace v CRM systému vám může výrazně zjednodušit správu zákazníků.

Zapněte sledování e-mailů ve svém CRM systému, abyste automaticky zachycovali e-mailovou komunikaci a spojili ji s příslušnými kontakty nebo účty.

Tato funkce vám umožní udržovat centralizovanou historii komunikace, což zajišťuje, že všichni členové týmu mají přístup k úplné e-mailové komunikaci. Díky souhrnnému pohledu na e-mailovou komunikaci můžete zákazníkům poskytnout více personalizované a informované odpovědi, což je při řešení problémů a rychlého řešení potřeb zákazníků klíčové.

5. Využijte integraci úkolů a kalendářů

 
Správa schůzek, navazujících jednání a termínů je samozřejmě klíčovou součástí správy zákazníků. Využitím schopností integrace úkolů a kalendářů vašeho CRM systému můžete své plánování usnadnit a úkoly dokončovat včas.

Můžete vytvářet úkoly přímo ve svém CRM systému a synchronizovat je s úkoly v Outlooku, což vám umožní spravovat všechny úkoly na jednom místě. Stejně tak můžete synchronizovat kalendář vašeho CRM systému s kalendářem v Outlooku, abyste měli přehled o důležitých událostech, schůzkách a navazujících e-mailech.

Díky této integraci budou vaše denní aktivity mnohem lépe organizované, což vám přinese více času pro poskytování efektivního a smysluplného zákaznického servisu.

Jak zjistit, které CRM pro Outlook je pro vás vhodné?

 
Při výběru CRM systému, který se integruje s Outlookem, je důležité pečlivě zhodnotit funkce a schopnosti nabízené různými řešeními. Zatímco některé CRM systémy mohou nabízet širokou škálu pokročilých funkcí, je důležité zvážit, zda jsou všechny tyto funkce skutečně nezbytné pro vaše podnikatelské potřeby.

Mnoho komplexnějších CRM systémů obsahuje širokou škálu funkcí, včetně složitých automatizovaných workflow, komplexních nástrojů pro reportování nebo široké možnosti kustomizace celého systému. Tyto funkce mohou být na první pohled lákavé, ale často jsou spojeny s vyšší cenou a mohou být složité pro firmy, které takovou složitost celého systému nevyužijí.

Realita je většinou taková, že ne všechny firmy využijí každou jednu funkci, kterou rozsáhlý CRM systém nabízí. Ve skutečnosti mnoho firem platí za nadbytečné funkce, které nikdy nevyužijí.

Pro zaměstnance navíc může být náročné procházet složitým systémem, z jehož využijí pouhý zlomek dostupných funkcí.

Existují však CRM systémy, jako například eWay-CRM, které chápou potřeby firem a nezatěžují je zbytečnými komplikacemi nebo dlouhými procesy zavádění celého systému.

Zaměření se na klíčové aspekty, které mají pro vaší firmu největší význam, vám umožní vybrat a správně nastavit uživatelsky přívětivý CRM systém, který váš tým výrazně posílí.

Při hledání CRM systému, který se integruje s Outlookem, vybírejte takový, který nabízí funkce, které potřebujete, rozumí požadavkům vaší firmy a je uživatelsky přívětivý.

Chytřejší správa zákazníků začíná použitím správných nástrojů

 
Proces integrace CRM do známého prostředí aplikace Outlook je jednoduchý k provedení, a zároveň přináší mimořádně efektivní výsledky. Pro každou firmu, která již používá Outlook a chce zjednodušit a sladit své procesy, představuje tato integrace chytrou a spolehlivou volbu.

Ale je důležité si uvědomit, že ne všechna CRM jsou stejná. Před započetím tohoto integračního procesu je důležité pečlivě vybrat CRM řešení, které odpovídá vašim unikátním podnikatelským potřebám.

Investování času a úsilí do nalezení CRM, které je speciálně přizpůsobeno potřebám vašeho týmu, se vám vrátí v podobě využití maximálního potentiálu této integrace. S vhodným systémem integrovaným do Outlooku může vaše organizace odemknout svět zvýšené produktivity, efektivních pracovních postupů, spolupráce týmu a posílených vztahů se zákazníky, což v konečném důsledku povede k dosažení většího úspěchu vašeho podnikání.